enjoy intelligent tools
HelloFlex Updates HelloFlex Updates – AVG Webinar Review

HelloFlex Updates

Alle hoogtepunten uit het HelloFlex AVG webinar

Wat leuk dat je ons HelloFlex AVG webinar hebt gevolgd! Hopelijk heb je nog meer inzicht gekregen in de AVG en hoe de nieuwe HelloFlex functies je daarbij kunnen helpen. In deze exclusieve update lichten we alle nieuwe functies toe:

Hopelijk heb je nog meer inzicht gekregen in de AVG en hoe HelloFlex je daarbij helpt. We zetten alle nieuwe AVG functies nog eens voor je op een rij:

lees verder lees verder Meer functies Meer functies

Autoriseren wie welke gegevens mag zien

Om conform de AVG te werken, is het belangrijk dat je instelt welke gebruikers inzicht hebben in welke gegevens. De vuistregel is: je mag alleen de persoonsgegevens inzien die voor jouw functie noodzakelijk zijn.


Hoe stel je in wie wat mag zien?

Rechten van HelloFlex gebruikers zijn op rolniveau in te stellen door een HelloFlex admin gebruiker. Ga naar Admin > Rollen in HelloFlex. Hier kun je per rol instellen dat hij of zij alleen de gegevens kan zien waar hij of zij daadwerkelijk iets mee moet doen.

Kies binnen een rol voor Toegang > Wijzigen. Vervolgens kun je onder Kandidaat eenvoudig aan- of uitzetten wat deze medewerker mag zien en wijzigen in HelloFlex.

Alleen toegang tot persoonsgegevens die je voor je functie nodig hebt
Inventariseer binnen je organisatie welke medewerkers welke verantwoordelijkheden hebben en stem de rollen en rechten in HelloFlex hier op af.

BSN niet meer volledig zichtbaar
De AVG stelt dat sommige gegevens bijzonder zijn en niet zomaar verwerkt mogen worden. Dat geldt ook voor het Burgerservicenummer. Daarom wordt het BSN gedeeltelijk weergegeven in het kandidaatprofiel en is het volledige nummer niet meer zichtbaar op de loonafrekening.

Autoriseren wie welke gegevens mag zien

Alleen toegang tot persoonsgegevens die je voor je functie nodig hebt
Inventariseer binnen je organisatie welke medewerkers welke verantwoordelijkheden hebben en stem de rollen en rechten in HelloFlex hier op af.

Om conform de AVG te werken, is het belangrijk dat je instelt welke gebruikers inzicht hebben in welke gegevens. De vuistregel is: je mag alleen de persoonsgegevens inzien die voor jouw functie noodzakelijk zijn.


Hoe stel je in wie wat mag zien?

Rechten van HelloFlex gebruikers zijn op rolniveau in te stellen door een HelloFlex admin gebruiker. Ga naar Admin > Rollen in HelloFlex. Hier kun je per rol instellen dat hij of zij alleen de gegevens kan zien waar hij of zij daadwerkelijk iets mee moet doen.

Kies binnen een rol voor Toegang > Wijzigen. Vervolgens kun je onder Kandidaat eenvoudig aan- of uitzetten wat deze medewerker mag zien en wijzigen in HelloFlex.

BSN niet meer volledig zichtbaar
De AVG stelt dat sommige gegevens bijzonder zijn en niet zomaar verwerkt mogen worden. Dat geldt ook voor het Burgerservicenummer. Daarom wordt het BSN gedeeltelijk weergegeven in het kandidaatprofiel en is het volledige nummer niet meer zichtbaar op de loonafrekening.

Actief informeren over je privacybeleid

Toestemming is bepalend voor de bewaartermijn
Vinkt de kandidaat bij inschrijving het veld “Mijn gegevens mogen worden gebruikt voor andere vacatures” aan, dan mag je de persoonsgegevens 2 jaar bewaren. Is dit niet het geval, dan geldt een bewaartermijn van 32 dagen.

Beide bewaartermijnen moeten in je privacy statement vermeld staan en ook zo zijn ingesteld in HelloFlex.

toestemming

Als je persoonsgegevens gaat verwerken, moet je kandidaten hier altijd vooraf over informeren. In HelloFlex kun je alle kandidaten die zich bij jou inschrijven op eenduidige wijze bewust maken van je privacybeleid. Als admin gebruiker stel je eerst de inhoud van je privacy statement op via Admin > Label > Pagina’s. Heb je de definitieve versie live gezet, dan is het privacy statement zichtbaar op de volgende plaatsen:

  • In de footer van je HelloFlex omgeving
  • In het CheckIn inschrijf formulier
  • In het Recruit sollicitatie formulier


Aantonen dat je aan de informatieplicht hebt voldaan

De AVG stelt dat je moet kunnen aantonen dat je kandidaten hebt geïnformeerd over je privacybeleid. In HelloFlex kan dit door binnen het kandidaatprofiel naar het tabblad Details te gaan. Hier is vastgelegd of de kandidaat je privacy statement heeft gelezen en of er toestemming is gegeven voor gebruik van zijn of haar gegevens voor meerdere vacatures.

Actief informeren over je privacybeleid

In HelloFlex kun je alle kandidaten die zich bij jou inschrijven op eenduidige wijze bewust maken van je privacybeleid. Als admin gebruiker stel je eerst de inhoud van je privacy statement op via Admin > Label > Pagina’s. Heb je de definitieve versie live gezet, dan is het privacy statement zichtbaar op de volgende plaatsen:

  • In de footer van je HelloFlex omgeving
  • In het CheckIn inschrijf formulier
  • In het Recruit sollicitatie formulier

Aantonen dat je aan de informatieplicht hebt voldaan

In HelloFlex kan je dit aantonen door binnen het kandidaatprofiel naar het tabblad Details te gaan. Hier is vastgelegd of de kandidaat je privacy statement heeft gelezen en of er toestemming is gegeven voor gebruik van zijn of haar gegevens voor meerdere vacatures.

Toestemming is bepalend voor de bewaartermijn

Vinkt de kandidaat bij inschrijving het veld “Mijn gegevens mogen worden gebruikt voor andere vacatures” aan, dan mag je de persoonsgegevens 2 jaar bewaren. Zo niet, dan geldt een bewaartermijn van 32 dagen.

Correct instellen van bewaartermijnen

Voor kandidaten

In HelloFlex beheer je alleen de bewaartermijnen van kandidaten die zich via CheckIn hebben ingeschreven, maar nog niet goedgekeurd zijn. We onderscheiden twee soorten kandidaten in HelloFlex:

  • Kandidaten die zijn ingeschreven na een CheckIn uitnodiging
  • Kandidaten die zijn ingeschreven via een CheckIn formulier


AVG bewaartermijn voor kandidaten instellen

Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Kandidaat instellingen > Kandidaat AVG bewaartermijn en vul het aantal dagen in.

Wil je dat kandidaten waarvan de bewaartermijn verstrijkt automatisch worden verwijderd? Activeer dan de optie Automatisch verwijderen Kandidaten (AVG).

Voor sollicitanten

Daarnaast heb je ook te maken met sollicitanten. Er zijn twee soorten sollicitanten in HelloFlex:

  • Sollicitanten die bemiddeld willen worden voor een specifieke vacature
  • Sollicitanten die bemiddeld willen worden voor meerdere vacatures


AVG bewaartermijn voor een enkele vacature instellen
Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Sollicitatie instellingen > AVG bewaartermijn enkele vacature en vul het aantal dagen in. In de regel moet je hier een termijn van 32 dagen hanteren.

AVG bewaartermijn voor meerdere vacatures instellen
Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Sollicitatie instellingen > AVG bewaartermijn meerdere vacatures en vul het aantal dagen in. In de regel moet je hier een termijn van 2 jaar hanteren.

Let op! FlexService is leidend voor kandidaten die je in HelloFlex hebt goedgekeurd
Kandidaten die in HelloFlex zijn goedgekeurd, worden na goedkeuring doorgestuurd naar FlexService. Op dat moment is FlexService leidend en moet alle opschoning van persoonsgegevens daar plaatsvinden. Lees hier meer over op de FlexService Updates pagina over de AVG webinars.

Correct instellen van bewaartermijnen

In HelloFlex beheer je alleen de bewaartermijnen van kandidaten die zich via CheckIn hebben ingeschreven, maar nog niet goedgekeurd zijn. We onderscheiden twee soorten kandidaten in HelloFlex:

  • Kandidaten die zijn ingeschreven na een CheckIn uitnodiging
  • Kandidaten die zijn ingeschreven via een CheckIn formulier


AVG bewaartermijn voor kandidaten instellen

Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Kandidaat instellingen > Kandidaat AVG bewaartermijn en vul het aantal dagen in.

Wil je dat kandidaten waarvan de bewaartermijn verstrijkt automatisch worden verwijderd? Activeer dan de optie Automatisch verwijderen Kandidaten (AVG).

FlexService is leidend voor goedgekeurde kandidaten

Kandidaten die in HelloFlex zijn goedgekeurd, worden doorgestuurd naar FlexService. Op dat moment is FlexService leading en moet alle opschoning daar plaatsvinden.

Bekijk onze FlexService Updates pagina over de AVG webinars voor meer details.

Daarnaast heb je ook te maken met sollicitanten. Er zijn twee soorten sollicitanten in HelloFlex:

  • Sollicitanten die bemiddeld willen worden voor een specifieke vacature
  • Sollicitanten die bemiddeld willen worden voor meerdere vacatures


AVG bewaartermijn voor een enkele vacature instellen
Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Sollicitatie instellingen > AVG bewaartermijn enkele vacature en vul het aantal dagen in. In de regel moet je hier een termijn van 32 dagen hanteren.

AVG bewaartermijn voor meerdere vacatures instellen
Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Sollicitatie instellingen > AVG bewaartermijn meerdere vacatures en vul het aantal dagen in. In de regel moet je hier een termijn van 2 jaar hanteren.

Bewaartermijn verlengen of gegevens verwijderen

Wat gebeurt er als de bewaartermijn verstreken is?

  1. De bewaartermijn wordt met dezelfde periode verlengd
  2. De kandidaat wordt verwijderd

Bewaartermijn verlengen met Surveys

Met HelloFlex Surveys kun je automatisch berichten sturen waarin je vraagt of je de bewaartermijn mag verlengen. Geeft een kandidaat toestemming, dan wordt de bewaartermijn met dezelfde periode verlengd. Is er geen toestemming, dan moet deze kandidaat worden verwijderd.

Bekijk hier hoe je bewaartermijnen verlengt met Surveys >

Inzien welke kandidaten worden verwijderd

Genereer binnen Kandidaten eenvoudig een overzicht. Gebruik het filter Dagen voor AVG-passeerdatum (≤) en geef het aantal dagen vóór het verstrijken van de bewaartermijn op. HelloFlex laat je vervolgens het overzicht zien van alle kandidaten die op de ingestelde bewaartermijn worden verwijderd.

iphone

Bewaartermijn verlengen

Wat gebeurt er als de bewaartermijn verstreken is?

Er zijn twee scenario’s mogelijk:

1. De bewaartermijn wordt met dezelfde periode verlengd
2. De kandidaat wordt verwijderd

Bewaartermijn verlengen met Surveys

Met HelloFlex Surveys kun je automatisch berichten sturen waarin je vraagt of je de bewaartermijn mag verlengen. Geeft een kandidaat toestemming, dan wordt de bewaartermijn met dezelfde periode verlengd. Is er geen toestemming, dan moet deze kandidaat worden verwijderd.

Bekijk hier hoe je bewaartermijnen verlengt met Surveys >

iphone

Inzien welke kandidaten worden verwijderd

Genereer binnen Kandidaten eenvoudig een overzicht. Gebruik het filter Dagen voor AVG-passeerdatum (≤) en geef het aantal dagen vóór het verstrijken van de bewaartermijn op. HelloFlex laat je vervolgens het overzicht zien van alle kandidaten die op de ingestelde bewaartermijn worden verwijderd.

Bewaartermijnen beheren van documenten

Document settings

Uitgangspunt voor de bewaartermijn van documenten is dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor je ze verzamelt. Je kunt de bewaartermijn per documenttype instellen in Documenten > Instellingen. Stel je de bewaartermijn niet in, dan worden documenten niet automatisch uit HelloFlex verwijderd.

Verwijder je een kandidaat, dan verwijder je ook de documenten
Op het moment dat je een kandidaat uit HelloFlex verwijdert, worden ook alle gekoppelde documenten automatisch verwijderd. Ongeacht de opgegeven documentinstellingen.

Bewaartermijnen van documenten

Document settings

Uitgangspunt voor de bewaartermijn van documenten is dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor je ze verzamelt. Je kunt de bewaartermijn per documenttype instellen in Documenten > Intellingen. HelloFlex ruimt alle documenten die ouder zijn vervolgens automatisch op.

Verwijder je een kandidaat, dan verwijder je ook de documenten
Op het moment dat je een kandidaat uit HelloFlex verwijdert, worden ook alle gekoppelde documenten automatisch verwijderd. Ongeacht de opgegeven documentinstellingen.

Alle HelloFlex Updates over de AVG

De afgelopen weken zijn in de HelloFlex Updates veel AVG functies uitgelicht.
Lees ze hieronder nog eens rustig na.

OIHA4Q1

Kandidaatgegevens beheren en anonimiseren

Kandidaatgegevens beheren en anonimiseren in HelloFlex is nu makkelijker dan ooit.

96253082 - two business people in the office.

Klaar voor de AVG: van inschrijving tot opschoning

Ontdek hoe je met deze functies bewaartermijnen instelt, handhaaft of verlengt.

71305232 - technology security concept. modern safety digital background. protection system

Werken met HelloFlex volgens de nieuwe AVG

In deze HelloFlex Updates belichten we functies die je helpen bij de nieuwe AVG.

Alle HelloFlex Updates over de AVG

Kandidaatgegevens beheren en anonimiseren

Kandidaatgegevens beheren en anonimiseren in HelloFlex is nu makkelijker dan ooit.

Klaar voor de AVG: van inschrijving tot opschoning

Ontdek hoe je met deze functies in HelloFlex bewaartermijnen instelt, handhaaft of verlengt.

Werken met HelloFlex volgens de nieuwe AVG

In deze HelloFlex Updates belichten we veel handige functies die jou helpen te werken volgens de AVG.

Stel je vraag

Meer weten over HelloFlex en de AVG?
Onze specialisten helpen je graag verder.

teamfoto_HelloFlex