enjoy intelligent tools
HelloFlex Updates Kandidaatgegevens beheren en anonimiseren

HelloFlex Updates

Kandidaatgegevens beheren en anonimiseren

In deze Updates belichten we nieuwe functies om persoonsgegevens nog efficiënter te beheren. Zo laten we je zien hoe je automatisch gegevens van kandidaten kunt verwijderen en hoe je de AVG-bewaartermijn voor een specifieke kandidaat kunt verlengen.

Meer handige functies die je werk nog makkelijker en leuker maken:

  • Eenvoudig documenten toevoegen en beheren
  • Snel zoeken in contracten met extra filteropties
  • Meer overzicht in lijstpagina’s door nieuw design

In deze Updates belichten we nieuwe functies om persoonsgegevens nog efficiënter te beheren. Zo laten we je zien hoe je automatisch gegevens van kandidaten verwijdert en hoe je de AVG-bewaartermijn voor een specifieke kandidaat kunt verlengen.

Meer handige functies in HelloFlex:

Lees verder Lees verder Meer functies Meer functies

Automatisch verwijderen van kandidaten

In de vorige HelloFlex Updates hebben we je laten zien hoe je de bewaartermijn van kandidaatgegevens instelt. Vanaf deze software-update kun je de kandidaatgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken ook automatisch laten verwijderen. Schakel hiervoor simpelweg de optie “Automatisch verwijderen Kandidaten (AVG)” in. Deze instelling vind je onder Bureaus > Instellingen > Kandidaat-instellingen. 

Let op! Met deze instelling worden alleen de kandidaten verwijderd die in je HelloFlex database staan. Kandidaten die in je FlexService database staan, worden dus niet verwijderd.

Image-11

Wil je volgen welke kandidaten op welk moment worden verwijderd?

Genereer dan eenvoudig de juiste Kandidaat lijst met de nieuwe opties in het filterpaneel. Gebruik hiervoor het filter Dagen voor AVG-passeerdatum (≤) en geef het aantal dagen voor het verstrijken van de bewaartermijn op. HelloFlex laat je vervolgens een overzicht zien van alle kandidaten die binnen de opgegeven bewaartermijn uit je HelloFlex database worden verwijderd.

Automatisch verwijderen van kandidaten

In de vorige Updates hebben we je laten zien hoe je de bewaartermijn van kandidaatgegevens instelt. Nu kun je de gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken ook automatisch laten verwijderen. Schakel hiervoor simpelweg de optie “Automatisch verwijderen Kandidaten (AVG)” in. Deze instelling vind je onder Bureaus > Instellingen > Kandidaat-instellingen. 

Let op! Met deze instelling worden alleen de kandidaten verwijderd die in je HelloFlex database staan. Kandidaten die in je FlexService database staan, worden dus niet verwijderd.

Image-11 half2

Wil je volgen welke kandidaten op welk moment worden verwijderd?

Genereer dan eenvoudig de juiste Kandidaat lijst met de nieuwe opties in het filterpaneel. Gebruik het filter Dagen voor AVG-passeerdatum (≤) en geef het aantal dagen voor het verstrijken van de bewaartermijn op. Je ziet dan een overzicht van alle kandidaten die binnen de opgegeven bewaartermijn uit je HelloFlex database worden verwijderd.

Burgerservicenummer ook geanonimiseerd

De AVG stelt dat sommige gegevens bijzonder zijn en niet zomaar verwerkt mogen worden. Dat geldt ook voor het Burgerservicenummer. Om die reden wordt het BSN vanaf deze update slechts gedeeltelijk weergegeven in het kandidaatprofiel en is het alleen zichtbaar voor gebruikers met lees- of wijzigrechten op het BSN. Zij zien de eerste 6 karakters van het nummer.

Let op: het BSN is niet meer beschikbaar voor API’s
Met deze nieuwe update kan het Burgerservicenummer ook niet meer door externe systemen worden gelezen. Enkel bij het toevoegen van een nieuwe kandidaat is het BSN nog volledig inzichtelijk. Daarna wordt het nummer geanonimiseerd zoals hierboven beschreven.

bsn

BSN ook geanonimiseerd

De AVG stelt dat het Burgerservicenummer een bijzonder persoonsgegeven is en niet zomaar mag worden verwerkt. Daarom wordt het BSN vanaf deze update slechts gedeeltelijk weergegeven in het kandidaatprofiel en is het alleen zichtbaar voor gebruikers met lees- of wijzigrechten op het BSN. Zij zien alleen de eerste 6 karakters van het nummer.

Let op: BSN niet meer beschikbaar voor API’s
Met deze nieuwe update kan het BSN ook niet meer door externe systemen worden gelezen. Enkel bij het toevoegen van een nieuwe kandidaat is het nummer nog volledig inzichtelijk.

Nu ook per kandidaat de bewaartermijn verlengen

Eerder lieten we je al zien hoe je geautomatiseerd kandidaten en sollicitanten met behulp van HelloFlex Surveys toestemming vraagt om hun gegevens langer te mogen bewaren. Met deze nieuwe update is het ook mogelijk om direct de bewaartermijn voor een specifieke kandidaat of sollicitant aan te passen indien je hier toestemming voor hebt.

Je doet dit door op het betreffende persoonsprofiel het uitklapmenu onder de knop Actie te openen. Kies vervolgens de optie “AVG bewaartermijn verlengen.” HelloFlex verlengt dan automatisch de bewaartermijn van de betreffende persoon met het aantal dagen dat is ingesteld bij Kandidaat AVG bewaartermijn.

Image-4

Nu ook per kandidaat de bewaartermijn verlengen

Eerder lieten we je al zien hoe je geautomatiseerd kandidaten en sollicitanten met behulp van HelloFlex Surveys toestemming vraagt om hun gegevens langer te mogen bewaren. Met deze nieuwe update is het ook mogelijk om direct de bewaartermijn voor een specifieke kandidaat of sollicitant aan te passen indien je hier toestemming voor hebt.

Je doet dit door op het betreffende persoonsprofiel het uitklapmenu onder de knop Actie te openen. Kies vervolgens de optie “AVG bewaartermijn verlengen.” HelloFlex verlengt dan automatisch de bewaartermijn van de betreffende persoon met het aantal dagen dat is ingesteld bij Kandidaat AVG bewaartermijn.

Image-4

Nu ook per kandidaat de bewaartermijn verlengen

Eerder lieten we je al zien hoe je geautomatiseerd kandidaten en sollicitanten met behulp van HelloFlex Surveys toestemming vraagt om hun gegevens langer te mogen bewaren. Met deze nieuwe update is het ook mogelijk om direct de bewaartermijn voor een specifieke kandidaat of sollicitant aan te passen indien je hier toestemming voor hebt.

Je doet dit door op het betreffende persoonsprofiel het uitklapmenu onder de knop Actie te openen. Kies vervolgens de optie “AVG bewaartermijn verlengen.” HelloFlex verlengt dan automatisch de bewaartermijn van de betreffende persoon met het aantal dagen dat is ingesteld bij Kandidaat AVG bewaartermijn.

Sneller zoeken binnen je contracten

Om je te helpen nog sneller de juiste informatie te vinden, hebben we handige nieuwe filters toegevoegd aan de module Contracten. Open je het filterpaneel aan de rechterkant van je scherm dan kan je via de optie Uitgebreid zoeken nu ook filteren op de volgende kenmerken:

  • Tekst model
  • Uitzendwijze
  • Contractsoort
  • Fase
  • Loontijdvak
  • Sector
5032012e-f73b-4704-97ef-33fe8a16877e_2

Sneller zoeken binnen je contracten

Om je te helpen nog sneller de juiste informatie te vinden, hebben we handige nieuwe filters toegevoegd aan de module Contracten. Open je het filterpaneel aan de rechterkant van je scherm dan kan je via de optie Uitgebreid zoeken nu ook filteren op de volgende kenmerken:

  • Fase
  • Loontijdvak
  • Sector
  • Tekst model
  • Uitzendwijze
  • Contractsoort

Handige functie voor toevoegen documenten

Vanaf deze update kun je eenvoudig nieuwe documenten uploaden. In de module Documenten is hier een nieuwe functie voor gemaakt: Toevoegen document. Op het moment dat je deze optie selecteert, verschijnt een pop-up venster waarin je de opdrachtgever, de kandidaat en het document type opgeeft. Na uploaden en toevoegen vind je het betreffende document terug binnen je documenten lijstpagina, maar ook op de detailpagina’s van de gerelateerde kandidaat en opdrachtgever.

Image-5

Handige functie voor toevoegen documenten

Vanaf deze update kun je eenvoudig nieuwe documenten uploaden. In de module Documenten is hier een nieuwe functie voor gemaakt: Toevoegen document. Op het moment dat je deze optie selecteert, verschijnt een pop-up venster waarin je de opdrachtgever, de kandidaat en het document type opgeeft. Na uploaden en toevoegen vind je het betreffende document terug binnen je documenten lijstpagina, maar ook op de detailpagina’s van de gerelateerde kandidaat en opdrachtgever.

Nieuwe designs voor je overzichtslijsten

We werken continu aan het verbeteren van de user interface en het gebruiksgemak van HelloFlex om je de beste gebruikerservaring te bieden. Om het werken met HelloFlex nog makkelijker en leuker te maken, hebben we in deze update de lijstpagina’s van de tools Gossip, Surveys en Recruit een nieuw design gegeven. Deze vernieuwing zorgt niet alleen voor een mooiere interface, maar ook voor een beter overzicht binnen je HelloFlex lijsten:

  • lijstpagina van alle Recruit vacatures
  • lijstpagina met al je online Surveys
  • lijstpagina van je newsrooms (communities)
Image-11

Nieuwe designs voor je overzichtslijsten

We werken continu aan het verbeteren van de user interface en het gebruiksgemak van HelloFlex om je de beste gebruikerservaring te bieden. Om het werken met HelloFlex nog makkelijker en leuker te maken, hebben we in deze update de lijstpagina’s van de tools Gossip, Surveys en Recruit een nieuw design gegeven. Deze vernieuwing zorgt niet alleen voor een mooiere interface, maar ook voor een beter overzicht binnen je HelloFlex lijsten:

  • lijstpagina van alle Recruit vacatures
  • lijstpagina met al je online Surveys
  • lijstpagina van je newsrooms (communities)

Stel je vraag

Meer weten over de nieuwe HelloFlex functies? Onze specialisten helpen je graag verder.