enjoy intelligent tools
HelloFlex Updates Klaar voor de AVG: van inschrijving tot opschoning

HelloFlex Updates

Klaar voor de AVG: van inschrijving tot opschoning

De nieuwe AVG wet is inmiddels van kracht en er zijn een aantal nieuwe functies beschikbaar zodat je conform de AVG blijft werken.

Hoe ga je om met bewaartermijnen en het vastleggen van de toestemming hiervoor? In deze Updates leer je hier meer over en geven we je handige tips voor het opstellen van je eigen HelloFlex privacy statement.

Meer functies die je werk nog makkelijker en leuker maken:

  • Update ADV-berekening in CAOWijzer
  • Nieuwe styling van HelloFlex jobboards
  • Sneller contracten verwerken met Sign

De nieuwe AVG wetgeving is inmiddels van kracht en HelloFlex is er klaar voor.

In deze Updates leer je meer over het werken met bewaartermijnen en geven we je handige tips voor het opstellen van een privacy statement voor je eigen HelloFlex omgeving.

Lees verder Lees verder Meer functies Meer functies
AVG termijn_xlarge

Bewaartermijnen instellen conform de AVG regels

De bewaartermijn van persoonsgegevens is afhankelijk van het doel waarvoor je ze verzamelt. In de uitzendbranche gelden de volgende bewaartermijnen:

  • Sollicitanten: 32 dagen
  • Te bemiddelen kandidaten: 2 jaar

De bewaartermijn voor kandidaten en sollicitanten die alleen in HelloFlex staan stel je per Bureau in via Bureaus > Instellingen > Kandidaat-instellingen > Kandidaat Bewaartermijn AVG. De bewaartermijn gaat in vanaf het moment van inschrijving. Is de bewaartermijn verstreken, dan worden de gegevens automatisch opgeschoond.

Kandidaten langer bewaren? Lees hier hoe je dat doet

Stel eenvoudig je eigen privacy statement op

De AVG eist dat je een heldere privacyverklaring op je HelloFlex omgeving plaatst. Om kandidaten hierover te informeren, is het inschrijfformulier uitgebreid met een link naar het privacy statement. De inschrijving wordt afgerond zodra de kandidaat zelf de checkbox aanvinkt. Dit wordt in HelloFlex vastgelegd.

Hoe stel je zelf je privacy statement op?
Navigeer in HelloFlex naar Administrator > Label > Pagina’s en klik op Privacy Statement. Vervolgens kun je in de editor je tekst opmaken. Beschrijf in ieder geval de volgende zaken:

  • welke gegevens je verzamelt en met welk doel
  • de grondslag, bijvoorbeeld: Toestemming van de persoon
  • het betrokken belang, bijvoorbeeld: Gerechtvaardigd belang
  • de bewaartermijn van de gegevens die je verzamelt

Stel eenvoudig je eigen privacy statement op

De AVG eist dat je een heldere privacyverklaring op je HelloFlex omgeving plaatst. Om kandidaten hierover te informeren, is het inschrijfformulier uitgebreid met een link naar het privacy statement. De inschrijving wordt afgerond zodra de kandidaat zelf de checkbox aanvinkt. Dit wordt in HelloFlex vastgelegd.

Hoe stel je zelf je privacy statement op?
Navigeer in HelloFlex naar Administrator > Label > Pagina’s en klik op Privacy Statement. Vervolgens kun je in de editor je tekst opmaken. Beschrijf in ieder geval de volgende zaken:

  • welke gegevens je verzamelt en met welk doel
  • de grondslag, bijvoorbeeld: Toestemming van de persoon
  • het betrokken belang, bijvoorbeeld: Gerechtvaardigd belang
  • de bewaartermijn van de gegevens die je verzamelt

Bewaartermijnen verlengen
met Surveys

Met HelloFlex Surveys kun je kandidaten en sollicitanten toestemming vragen om hun gegevens langer te mogen bewaren. Als admin user stel je het bericht één keer op onder Surveys en vervolgens stel je op bureauniveau in wanneer het bericht moet worden verzonden.

Het bericht wordt dan op het juiste moment verstuurd naar alle kandidaten en sollicitanten van wie de bewaartermijn afloopt. Wordt de toestemming gegeven dan zie je dit direct terug op het profiel van de betreffende persoon. Zo kun je altijd aantonen dat je expliciet toestemming hebt gekregen.

Bewaartermijnen verlengen
met Surveys

Met HelloFlex Surveys kun je kandidaten en sollicitanten toestemming vragen om hun gegevens langer te mogen bewaren. Als admin user stel je het bericht één keer op onder Surveys en vervolgens stel je op bureauniveau in wanneer het bericht moet worden verzonden.

Het bericht wordt dan op het juiste moment verstuurd naar alle kandidaten en sollicitanten van wie de bewaartermijn afloopt. Wordt de toestemming gegeven dan zie je dit direct terug op het profiel van de betreffende persoon. Zo kun je altijd aantonen dat je expliciet toestemming hebt gekregen.

ADV screen

Update berekening ADV
in HelloFlex CAOWijzer

De ABU en de NBBU hebben een wijziging doorgevoerd in de berekening van de ADV-vergoeding. Vraag je in HelloFlex een inlenersbeloning op dan is de juiste ADV-vergoeding terug te zien op het CAOWijzer rapport.

Maak je nog geen gebruik van HelloFlex CAOWijzer? Probeer het dan een maand gratis uit.

Nieuwe styling van HelloFlex jobboards

Maak je gebruik van HelloFlex Recruit dan krijg je daar gratis je eigen vacaturesite bij. Een jobboard die websitebezoekers op intuïtieve wijze naar de juiste vacatures moet leiden. Daarom hebben we het design van het vacatureoverzicht en de vacature detailpagina’s geüpdate. Bezoekers kunnen snel zoeken binnen alle vacatures en makkelijk solliciteren.

Ook je eigen jobboard? Lees er hier snel meer over

Nieuwe styling van HelloFlex jobboards

Maak je gebruik van HelloFlex Recruit dan krijg je daar gratis je eigen vacaturesite bij. Een jobboard die websitebezoekers op intuïtieve wijze naar de juiste vacatures moet leiden. Daarom hebben we het design van het vacatureoverzicht en de vacature detailpagina’s geüpdate. Bezoekers kunnen snel zoeken binnen alle vacatures en makkelijk solliciteren.

Ook je eigen jobboard? Lees er hier snel meer over

Sign voorbeeld

Sneller contracten verwerken met Sign

Het ontbreken van een handtekening op een contract kan in de praktijk je werkproces flink verstoren. Met de nieuwe functie in Sign voor het accorderen van documenten kun je contracten sneller verwerken. Vraag je admin user om in te stellen dat je deze functie kunt gebruiken en voorkom dat je werk onnodig vertraging oploopt.

De nieuwe Sign functie aanzetten? Neem contact met ons op

Stel je vraag

Meer weten over de nieuwe HelloFlex functies? Onze specialisten helpen je graag verder.