enjoy intelligent tools
HelloFlex Updates Meer controle over de kwaliteit van je data

HelloFlex Updates

Meer controle over gegevenswijzigingen

In de nieuwe HelloFlex zijn er een aantal handige, maar ook belangrijke features verwerkt. Je HRM database wil je zo netjes mogelijk houden natuurlijk en dat kan onder meer door redundante data te voorkomen. Daarnaast is het handig om de laatste controle te hebben over gegevens die kandidaten zelf kunnen wijzigen. Met deze HelloFlex update bieden we je de mogelijkheden om dit te doen. Zo houd je zelf de teugels in handen en heb je altijd inzicht van wat er met je data gebeurt.

Naast deze functionaliteiten belichten we nog meer nieuwe features in deze editie van de HelloFlex Updates. We zijn benieuwd wat jullie ervan vinden.

In de nieuwe HelloFlex zijn er een aantal handige, maar ook belangrijke features verwerkt. Je HRM database wil je zo netjes mogelijk houden natuurlijk en dat kan onder meer door redundante data te voorkomen. Daarnaast is het handig om de laatste controle te hebben over gegevens die kandidaten zelf kunnen wijzigen. Met deze HelloFlex update bieden we je de mogelijkheden om dit te doen. Zo houd je zelf de teugels in handen en heb je altijd inzicht van wat er met je data gebeurt.

Naast deze functionaliteiten belichten we nog meer nieuwe features in deze editie van de HelloFlex Updates. We zijn benieuwd wat jullie ervan vinden.

Nieuwe features Nieuwe features Meer updates Meer updates

Controle over wijzigingen van kandidaatgegevens

Kandidaten kunnen in HelloFlex hun eigen profielgegevens wijzigen. Zo kan de kandidaat bijvoorbeeld burgerlijke staat, naamvelden en bankrekeningnummer aanpassen. Voorheen nam een kandidaat vaak contact op met zijn contactpersoon bij het uitzendbureau die vervolgens deze wijzigingen zelf moest doorvoeren. Met deze nieuwe HelloFlex update werken we steeds meer toe naar een ESS portal (Employee Self Service portal) voor kandidaten zodat ze zelf hun gegevens kunnen wijzigingen. Dit scheelt jou weer tijd die je kunt benutten voor andere activiteiten. Om te voorkomen dat alle wijzigingen die een kandidaat wil doorvoeren automatisch worden goedgekeurd, kan je op bureauniveau instellen welke gegevensvelden eerst gecontroleerd moeten worden en welke bureaumedewerkers dit mogen doen.
Let op! Kandidaten kunnen hun gegevens niet standaard zelf wijzigen. Hij of zij kan dit alleen als de juiste lees-/schrijfrechten zijn toegekend voor het aanpassen van bepaalde velden in het kandidaatprofiel.

 

Hoe werkt dit op de Kandidaat profielpagina? 

Op het moment dat een kandidaat een wijziging heeft gemaakt die eerst nog de goedkeuring van een bureaumedewerker nodig heeft, verschijnt er achter het net gewijzigde veld een geel zandloper icoon. Daardoor weet de kandidaat dat de wijziging nog niet definitief is doorgevoerd. Zodra de wijziging is goedgekeurd, worden de gegevens aangepast en is het gele zandloper icoon niet langer zichtbaar. Bij een afwijzing blijven de ‘oude’ gegevens staan.

Alle wijzigings- en goedkeuringsacties zijn terug te zien onder de link Historie. Je vindt deze optie onderaan op de kandidaat detailpagina.

Activiteit

Extra validatiecheck op mobiel nummer en e-mailadres

Voor het wijzigen van het mobiele nummer en het e-mailadres hebben we een extra validatie ingebouwd. Bij wijziging van het e-mailadres krijgt de kandidaat een verificatiecode per SMS toegestuurd; voor het wijzigen van het mobiele nummer krijgt de kandidaat een e-mail ter verificatie toegestuurd.

Controle over wijzigingen van kandidaatgegevens

Kandidaten kunnen in HelloFlex hun eigen profielgegevens wijzigen. Zo kan de kandidaat bijvoorbeeld burgerlijke staat, naamvelden en bankrekeningnummer aanpassen. Voorheen nam een kandidaat vaak contact op met zijn contactpersoon bij het uitzendbureau die vervolgens deze wijzigingen zelf moest doorvoeren. Met deze nieuwe HelloFlex update werken we steeds meer toe naar een ESS portal (Employee Self Service portal) voor kandidaten zodat ze zelf hun gegevens kunnen wijzigingen. Dit scheelt jou weer tijd die je kunt benutten voor andere activiteiten. Om te voorkomen dat alle wijzigingen die een kandidaat wil doorvoeren automatisch worden goedgekeurd, kan je op bureauniveau instellen welke gegevensvelden eerst gecontroleerd moeten worden en welke bureaumedewerkers dit mogen doen.
Let op! Kandidaten kunnen hun gegevens niet standaard zelf wijzigen. Hij of zij kan dit alleen als de juiste lees-/schrijfrechten zijn toegekend voor het aanpassen van bepaalde velden in het kandidaatprofiel.

 

Hoe werkt dit op de Kandidaat profielpagina? 

Op het moment dat een kandidaat een wijziging heeft gemaakt die eerst nog de goedkeuring van een bureaumedewerker nodig heeft, verschijnt er achter het net gewijzigde veld een geel zandloper icoon. Daardoor weet de kandidaat dat de wijziging nog niet definitief is doorgevoerd. Zodra de wijziging is goedgekeurd, worden de gegevens aangepast en is het gele zandloper icoon niet langer zichtbaar. Bij een afwijzing blijven de ‘oude’ gegevens staan.

Alle wijzigings- en goedkeuringsacties zijn terug te zien onder de link Historie. Je vindt deze optie onderaan op de kandidaat detailpagina.

Activiteit

Extra validatiecheck op mobiel nummer en e-mailadres

Voor het wijzigen van het mobiele nummer en het e-mailadres hebben we een extra validatie ingebouwd. Bij wijziging van het e-mailadres krijgt de kandidaat een verificatiecode per SMS toegestuurd; voor het wijzigen van het mobiele nummer krijgt de kandidaat een e-mail ter verificatie toegestuurd.

Meer controle, duidelijke communicatie

Om het beheren van alle wijzigingen van kandidaatgegevens makkelijker te maken, hebben we een nieuwe lijstpagina toegevoegd aan de module Kandidaten, genaamd Kandidaat wijzigingen (Candidate changes). Op dit nieuwe overzicht ziet een geautoriseerde bureaugebruiker alle wijzigingen die kandidaten willen doorvoeren. Vanuit dit overzicht kan de bureaugebruiker direct de wijzigingsverzoeken afwijzen of goedkeuren.

Kandidaat wijziging keuren

Snel en gemakkelijk een bericht opstellen

In het geval van een afwijzing heb je de mogelijkheid om de reden voor de afwijzing toe te voegen en de kandidaat hierover te informeren. Er verschijnt dan een pop-up in het scherm om het bericht op te maken alvorens het echt verstuurd wordt. Op deze manier kun je op een nette en correcte manier blijven communiceren. Naast dat je alle acties kunt inzien bij de Historie op de kandidaat detailpagina, kun je de afwijsreden terugvinden in de audit trail.

Tip! Maak via het filterpaneel een alert aan voor nieuwe wijzigingsverzoeken in de lijstpagina Kandidaat wijzigingen en sla dit filter direct opBen je een bureaugebruiker en geautoriseerd om wijzigingsverzoeken van kandidaten te beheren, dan ontvang je automatisch een melding op het moment dat je een wijziging moet goedkeuren of afkeuren. Handig? Wij denken van wel.

Wijzigingsverzoek afwijzen
Kandidaat wijziging keuren

Meer controle, duidelijke communicatie

Om het beheren van alle wijzigingen van kandidaatgegevens makkelijker te maken, hebben we een nieuwe lijstpagina toegevoegd aan de module Kandidaten, genaamd Kandidaat wijzigingen (Candidate changes). Op dit nieuwe overzicht ziet een geautoriseerde bureaugebruiker alle wijzigingen die kandidaten willen doorvoeren. Vanuit dit overzicht kan de bureaugebruiker direct de wijzigingsverzoeken afwijzen of goedkeuren.

Snel en gemakkelijk een bericht opstellen

In het geval van een afwijzing heb je de mogelijkheid om de reden voor de afwijzing toe te voegen en de kandidaat hierover te informeren. Er verschijnt dan een pop-up in het scherm om het bericht op te maken alvorens het echt verstuurd wordt. Op deze manier kun je op een nette en correcte manier blijven communiceren. Naast dat je alle acties kunt inzien bij de Historie op de kandidaat detailpagina, kun je de afwijsreden terugvinden in de audit trail.

Tip! Maak via het filterpaneel een alert aan voor nieuwe wijzigingsverzoeken in de lijstpagina Kandidaat wijzigingen en sla dit filter direct opBen je een bureaugebruiker en geautoriseerd om wijzigingsverzoeken van kandidaten te beheren, dan ontvang je automatisch een melding op het moment dat je een wijziging moet goedkeuren of afkeuren. Handig? Wij denken van wel.

Wijzigingsverzoek afwijzen

Meer updates

null

Voorkom redundantie bij nieuwe kostenplaatsen

null

Nieuwe gebruikers uitnodigen vanuit Opdrachtgever

null

Meer opties bij Nieuws en Reacties

Meer updates

null

Voorkom redundantie bij nieuwe kostenplaatsen

null

Nieuwe gebruikers uitnodigen vanuit Opdrachtgever

null

Meer opties bij Nieuws en Reacties

Voorkom redundantie bij nieuwe kostenplaatsen

Vanaf deze HelloFlex update hebben we een validatie ingebouwd bij het invoeren van een nieuwe kostenplaats bij een opdrachtgever. Hierdoor is het niet meer mogelijk om meerdere kostenplaatsen met dezelfde naam toe te voegen. Ook dit draagt bij aan de kwaliteit van de gegevens in je database. Ter extra controle en naslag hebben we ervoor gezorgd dat alle acties worden gelogd in de audit trail bij Opdrachtgever.

Kosten overzicht
Kosten overzicht

Voorkom redundantie bij nieuwe kostenplaatsen

Vanaf deze HelloFlex update hebben we een validatie ingebouwd bij het invoeren van een nieuwe kostenplaats bij een opdrachtgever. Hierdoor is het niet meer mogelijk om meerdere kostenplaatsen met dezelfde naam toe te voegen. Ook dit draagt bij aan de kwaliteit van de gegevens in je database. Ter extra controle en naslag hebben we ervoor gezorgd dat alle acties worden gelogd in de audit trail bij Opdrachtgever.

Nieuwe gebruikers uitnodigen vanuit Opdrachtgever

In de vorige Updates hebben we laten zien hoe eenvoudig je een gebruiker toevoegt op het HelloFlex platform. Nu is deze superhandige functionaliteit ook beschikbaar vanuit de klantrelatie of opdrachtgever. Dit zorgt ervoor dat je sneller kunt handelen en tijd wint voor andere belangrijke taken. Volg deze stappen om een gebruiker uit te nodigen:

  1. Ga via het linkermenu naar een opdrachtgever.
  2. Klik op de detailpagina van de betreffende opdrachtgever op de button waarop je een persoon-icoon met een plus-teken ziet staan.
  3. In de wizard Gebruiker uitnodigen die dan verschijnt, kies je de gebruiker die je wilt uitnodigen en klik je daarna op Volgende.
  4. Op het volgende scherm bepaal je de initiële status, specifieke en algemene rollen; staat alles goed dan klik je weer op Volgende.
  5. Als laatste stap controleer je alle ingevoerde gegevens en klik je op Uitnodigen.

Nieuwe gebruikers uitnodigen vanuit Opdrachtgever

In de vorige Updates hebben we laten zien hoe eenvoudig je een gebruiker toevoegt op het HelloFlex platform. Nu is deze superhandige functionaliteit ook beschikbaar vanuit de klantrelatie of opdrachtgever. Dit zorgt ervoor dat je sneller kunt handelen en tijd wint voor andere belangrijke taken. Volg deze stappen om een gebruiker uit te nodigen:

  1. Ga via het linkermenu naar een opdrachtgever.
  2. Klik op de detailpagina van de betreffende opdrachtgever op de button waarop je een persoon-icoon met een plus-teken ziet staan.
  3. In de wizard Gebruiker uitnodigen die dan verschijnt, kies je de gebruiker die je wilt uitnodigen en klik je daarna op Volgende.
  4. Op het volgende scherm bepaal je de initiële status, specifieke en algemene rollen; staat alles goed dan klik je weer op Volgende.
  5. Als laatste stap controleer je alle ingevoerde gegevens en klik je op Uitnodigen.

Meer opties bij Nieuws en Reacties

Tot slot van deze HelloFlex Updates nog een mooie feature die we voor HelloFlex Gossip hebben gemaakt. Op de lijstpagina Nieuws zie je rechtsboven het overzicht een icoon voor het openen van het reactiepaneel. Met de release van de nieuwe HelloFlex zie je zowel in het icoon als in het reactiepaneel hoeveel reacties er zijn, heb je duidelijk inzicht in alle gelezen en ongelezen reacties en kun je heel eenvoudig alle reacties beheren. Probeer het zelf maar, het werkt echt heel makkelijk!

Meer opties bij Nieuws en Reacties

Tot slot van deze HelloFlex Updates nog een mooie feature die we voor HelloFlex Gossip hebben gemaakt. Op de lijstpagina Nieuws zie je rechtsboven het overzicht een icoon voor het openen van het reactiepaneel. Met de release van de nieuwe HelloFlex zie je zowel in het icoon als in het reactiepaneel hoeveel reacties er zijn, heb je duidelijk inzicht in alle gelezen en ongelezen reacties en kun je heel eenvoudig alle reacties beheren. Probeer het zelf maar, het werkt echt heel makkelijk!

Stel je vraag

Meer weten over de nieuwe HelloFlex functies? Onze specialisten helpen je graag verder.

Meer weten over de nieuwe HelloFlex functies?
Onze specialisten helpen je graag verder.