enjoy intelligent tools
HelloFlex Updates Slimmer werken met behulp van comments en de nieuwe gebruikersinterface voor Opdrachtgevers

HelloFlex Updates

Slimmer werken met behulp van comments en de nieuwe gebruikersinterface voor Opdrachtgevers

In HelloFlex kun je op verschillende plaatsen reacties geven, bijvoorbeeld op het moment dat je extra informatie wilt toevoegen bij een opdrachtgever. Wel zo handig als snelle (re)actie vereist is! De module Opdrachtgevers nu meegenomen in de nieuwe gebruikersinterface. Alle belangrijke informatie over een Opdrachtgever is nu snel en overzichtelijk in te zien via verschillende tabbladen op de detailpagina.

Meer dan een jaar geleden is de AVG van kracht geworden. In hoeverre lukt het jou al om volgens de AVG richtlijnen te werken? Wij laten je 3 belangrijke zaken in HelloFlex zien om volgens de AVG te kunnen werken!

Lees snel verder om meer te weten te komen!

In HelloFlex kun je op verschillende plaatsen reacties geven, bijvoorbeeld op het moment dat je extra informatie wilt toevoegen bij een opdrachtgever. Wel zo handig als snelle (re)actie vereist is! De module Opdrachtgevers nu meegenomen in de nieuwe gebruikersinterface. Alle belangrijke informatie over een Opdrachtgever is nu snel en overzichtelijk in te zien via verschillende tabbladen op de detailpagina.

Meer dan een jaar geleden is de AVG van kracht geworden. In hoeverre lukt het jou al om volgens de AVG richtlijnen te werken? Wij laten je 3 belangrijke zaken in HelloFlex zien om volgens de AVG te kunnen werken!

Lees snel verder om meer te weten te komen!

Lees meer Lees meer Online Academy Online Academy

Een nieuwe look en feel
voor Reacties

De gebruikersinterface voor Reacties heeft een update gekregen. Bovenin is een knop met reacties en het aantal reacties te vinden. Indien je nog ongelezen reacties hebt, zie je hoeveel nieuwe berichten er zijn. Als je hierop klikt, zie je in een keer het overzicht van alle reacties en kun je zelf kiezen of je deze op gelezen zet of niet.

Het is ook makkelijker geworden om de reactie aan een specifiek iemand te richten. Wanneer je een bericht aan het maken bent kun je op het @ icoontje klikken om diegene op te zoeken en toe te voegen.

De nieuwe weergave nu ook voor module Opdrachtgevers

De module Opdrachtgevers heeft net als voorgaande modules, bijvoorbeeld Contracten en WorkFlow, een nieuwe weergave gekregen. In plaats van een aparte detailpagina, instellingenpagina of activiteitenpagina voor een opdrachtgever heb je nu één detailpagina met daarin verschillende tabbladen. Met deze tabbladen kun je eenvoudig wisselen naar het overzicht dat je nodig hebt. Zo werk je nog makkelijker en sneller in jouw HelloFlex omgeving!

Meer CAO updates in HelloFlex CAOWijzer

Een aantal belangrijke CAO’s die zijn aangepast:

  • CAO Openbaar Vervoer 2018-2020
  • CAO Recreatie 2019-2020
  • CAO Reisbranche 2018 – 2019
  • CAO Bouwmaterialen 2019
  • CAO Vlakglas 2018-2020

Bekijk in het filmpje hoe makkelijk je de inlenersbeloning kunt opvragen.

Werk jij volgens de AVG?

null

Beheer wie wat mag zien

null

Bewaartermijnen instellen voor users

null

Gebruik je eigen privacy statement

Beheer wie wat mag zien

Om volgens de AVG te werken, is het belangrijk dat je instelt welke gebruikers welke gegevens kunnen inzien. De vuistregel is: je mag alleen de persoonsgegevens inzien die voor jouw functie noodzakelijk zijn.


Hoe stel je in wie wat mag zien?

De rechten van gebruikers zijn op rolniveau in te stellen door een HelloFlex admin gebruiker. Ga naar Admin > Rollen in je HelloFlex omgeving. Hier kun je per rol instellen wat de gegevens zijn die de gebruiker kan zien waar ze daadwerkelijk iets mee moet doen.

Kies binnen een rol voor Toegang > Wijzigen. Vervolgens kun je onder Kandidaat eenvoudig in- of uitschakelen wat deze medewerker mag zien en wijzigen in je HelloFlex omgeving.

Alleen toegang tot persoonsgegevens die je nodig hebt
Check binnen je organisatie welke medewerkers welke verantwoordelijkheden hebben en stem de rollen en rechten in je HelloFlex omgeving hier op af.

BSN niet meer volledig zichtbaar
De AVG stelt dat sommige gegevens bijzonder zijn en niet zomaar verwerkt mogen worden. Dat geldt ook voor het Burgerservicenummer. Daarom wordt het BSN gedeeltelijk weergegeven in het kandidaatprofiel en is het volledige nummer niet meer zichtbaar op de loonafrekening.

Bewaartermijnen instellen voor users

Voor kandidaten

In HelloFlex beheer je alleen de bewaartermijnen van kandidaten die zich via CheckIn hebben ingeschreven, maar nog niet goedgekeurd zijn. We onderscheiden twee soorten kandidaten in HelloFlex:

  • Kandidaten die zijn ingeschreven na een CheckIn uitnodiging
  • Kandidaten die zijn ingeschreven via een CheckIn formulier


AVG bewaartermijn voor kandidaten instellen

Het bewaartermijn kun je instellen door te gaan naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Kandidaat instellingen > Kandidaat AVG bewaartermijn en vul het aantal dagen in.

Wil je dat kandidaten waarvan de bewaartermijn verstrijkt automatisch worden verwijderd? Activeer dan de optie Automatisch verwijderen Kandidaten (AVG).

Voor sollicitanten

Daarnaast heb je ook te maken met sollicitanten. Er zijn twee soorten sollicitanten in HelloFlex:

  • Sollicitanten die bemiddeld willen worden voor een specifieke vacature
  • Sollicitanten die bemiddeld willen worden voor meerdere vacatures


AVG bewaartermijn voor een enkele vacature instellen
Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Sollicitatie instellingen > AVG bewaartermijn enkele vacature en vul het aantal dagen in. In de regel moet je hier een termijn van 32 dagen hanteren.

AVG bewaartermijn voor meerdere vacatures instellen
Ga naar Bureaus > Bureau > Instellingen > Sollicitatie instellingen > AVG bewaartermijn meerdere vacatures en vul het aantal dagen in. In de regel moet je hier een termijn van 2 jaar hanteren.

Let op! FlexService is leidend voor kandidaten die je in HelloFlex hebt goedgekeurd
Kandidaten die in HelloFlex zijn goedgekeurd, worden na goedkeuring doorgestuurd naar FlexService. Op dat moment is FlexService leidend en moet alle opschoning van persoonsgegevens daar plaatsvinden. Lees hier meer over op de FlexService Updates pagina over de AVG webinars.

Gebruik je eigen privacy statement

De AVG eist dat je een heldere privacyverklaring op je HelloFlex omgeving plaatst. Om kandidaten hierover te informeren, is het inschrijfformulier uitgebreid met een link naar het privacy statement. De inschrijving wordt afgerond zodra de kandidaat zelf de checkbox aanvinkt om akkoord te gaan met het privacy statement. Dit wordt in HelloFlex vastgelegd.

Hoe stel je zelf je privacy statement op?
Navigeer in HelloFlex naar Administrator > Label > Pagina’s en klik op Privacy Statement. Vervolgens kun je in de editor je tekst opmaken. Beschrijf in ieder geval de volgende zaken:

  • welke gegevens je verzamelt en met welk doel
  • de grondslag, bijvoorbeeld: Toestemming van de persoon
  • het betrokken belang, bijvoorbeeld: Gerechtvaardigd belang
  • de bewaartermijn van de gegevens die je verzamelt

Wil je helemaal kunnen werken volgens de AVG?