Voor Luma Group draait detacheren niet alleen om ervaring en vaardigheden. De echte match ontstaat wanneer een professional ook binnen het team past. Vanuit die gedachte ontwikkelde Luma Group een eigen aanpak: teambased detacheren.
Met talentanalyses, teamanalyses en persoonlijke begeleiding kijkt Luma verder dan het cv. Naar de professional, de dynamiek binnen een team en de ambities van beide kanten. Het doel: professionals laten groeien, teams beter laten presteren en duurzame relaties creëren.
Die visie vraagt niet alleen om aandacht voor mensen, maar ook om processen die daarachter efficiënt en betrouwbaar georganiseerd zijn.
Luma Group werkte jarenlang met UBplus. Toen de organisatie verder groeide, groeide ook de behoefte aan software die meer processen kon ondersteunen.
Van UBplus naar een volgende stap
UBplus werd binnen Luma Group voornamelijk gebruikt voor urenregistratie, facturatie en verloning. Voor andere werkzaamheden waren aanvullende systemen en handmatige handelingen nodig.
Naarmate de organisatie groeide, begon die werkwijze steeds meer te knellen. Arbeidscontracten en inleenovereenkomsten konden bijvoorbeeld niet rechtstreeks vanuit het systeem worden gegenereerd. Ook bij urenregistratie konden correcties aan verschillende kanten worden uitgevoerd, waarbij wijzigingen niet altijd goed synchroniseerden.
Voor Luma Group werd duidelijk dat het tijd was voor een volgende stap.
Niet simpelweg een nieuw systeem, maar een omgeving waarin meer processen samen konden komen en die beter aansloot bij de verdere ontwikkeling van de organisatie.
Zorgvuldig overstappen
Een migratie naar een nieuw softwaresysteem brengt altijd vragen met zich mee. Voor Luma Group waren er twee punten die extra aandacht vroegen: de migratie van bestaande data en de eerste verloning.
Naast de gegevens uit UBplus moest namelijk ook de kandidatendatabase vanuit een ander systeem correct worden overgezet naar HelloFlex.
Voor Luma was het daarom belangrijk om de overstap zorgvuldig te doorlopen.
“De overgang hebben wij als erg prettig, geduldig en vriendelijk ervaren. Joren en Demi namen alle tijd voor ons. Ze luisterden naar onze vragen, dachten mee over onze processen en begeleidden ons stap voor stap.”
Van losse processen naar één centrale werkwijze
Na de migratie bleef het bij Luma Group niet bij het vervangen van UBplus. De organisatie heeft HelloFlex juist breed in haar dagelijkse processen geïntegreerd.
Urenregistratie, verloning en facturatie vormen nog altijd een belangrijke basis, maar daar zijn onder andere contractmanagement, inleenovereenkomsten, CAO Wijzer en automatische reminders bij gekomen.
Processen waarvoor eerder verschillende systemen of handmatige stappen nodig waren, zijn daardoor steeds verder gedigitaliseerd en samengebracht.
Een concreet voorbeeld is contractmanagement. Waar contracten eerder handmatig moesten worden opgesteld, kan dit proces nu grotendeels automatisch verlopen. Ook formulieren zoals het inschrijfformulier en de loonbelastingverklaring zijn gedigitaliseerd.
“Waar we voorheen met meerdere systemen en meer handmatige stappen werkten, is veel nu samengebracht in HelloFlex. Daardoor werken we efficiënter, hebben we meer overzicht en is de kans op fouten kleiner.”
Efficiënter achter de schermen, persoonlijker ervoor
Voor Luma Group is efficiënter werken geen doel op zich. Juist door administratieve en handmatige processen achter de schermen slimmer te organiseren, ontstaat er aan de voorkant meer ruimte voor waar Luma het verschil wil maken: persoonlijk contact.
Doordat informatie en processen centraal beschikbaar zijn, kunnen medewerkers sneller handelen, vragen eerder beantwoorden en acties direct opvolgen. Tegelijkertijd zijn zij minder tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden.
Die gewonnen tijd kan worden besteed aan kandidaten en opdrachtgevers: goed begrijpen wat er speelt, persoonlijke aandacht bieden en kijken naar meer dan alleen ervaring en vaardigheden.
Daarmee ondersteunt HelloFlex uiteindelijk ook de filosofie achter teambased detacheren. Technologie neemt werk uit handen waar dat kan, zodat Luma Group aandacht kan geven aan de mens en het team waar dat telt.
“Medewerkers en klanten merken het grootste verschil in onze snelheid van handelen. Doordat informatie en processen in HelloFlex samenkomen, kunnen we sneller schakelen, vragen eerder beantwoorden en acties direct opvolgen.”
Persoonlijke service als onderdeel van de samenwerking
Voor Luma Group zit de waarde van HelloFlex niet alleen in de software.
Ook na de migratie speelt de persoonlijke ondersteuning een belangrijke rol. Juist wanneer processen veranderen, vragen ontstaan of ontwikkelingen nog niet volledig aansluiten op de praktijk, vindt Luma het belangrijk dat er snel wordt geschakeld en verantwoordelijkheid wordt genomen.
“De service van de helpdesk en de ondersteuning van de overige collega’s zijn fantastisch. Er wordt snel geschakeld, meegedacht en verantwoordelijkheid genomen. Die persoonlijke service is voor ons van grote meerwaarde.”
Luma Group ziet tegelijkertijd nog mogelijkheden voor verdere ontwikkeling binnen het platform. Die openheid hoort volgens de organisatie ook bij een langdurige samenwerking: blijven verbeteren en met elkaar in gesprek blijven over wat er in de praktijk nodig is.
Het vertrouwen in die samenwerking is er. Luma Group heeft het contract met HelloFlex recent met drie jaar verlengd.
Advies voor andere UBplus-klanten
Juist doordat Luma Group zelf de overstap van UBplus naar HelloFlex heeft gemaakt, weet de organisatie wat er bij zo’n migratie komt kijken.
Hun belangrijkste advies aan andere UBplus-klanten: onderschat de voorbereiding niet.
Breng vooraf goed in kaart welke data, processen en koppelingen moeten worden overgezet. Reserveer voldoende tijd voor controles en tests, met extra aandacht voor contractmanagement en de eerste verloning. En maak vooral gebruik van de kennis van de consultants tijdens het migratietraject.
“Een zorgvuldige voorbereiding en begeleiding zorgen voor vertrouwen tijdens de overstap.”
Van een systeem dat voornamelijk werd ingezet voor urenregistratie, facturatie en verloning naar een centrale omgeving waarin steeds meer processen samenkomen en handmatige werkzaamheden worden verminderd.
Niet om technologie centraal te stellen, maar juist om meer ruimte te creëren voor mensen. Want hoe slimmer de processen achter de schermen zijn georganiseerd, hoe meer tijd Luma Group overhoudt voor persoonlijk contact, sterke teams en matches die écht werken.
En daarmee een fundament dat past bij de verdere groei van Luma Group.
