Kandidaat en relatiebeheer
Met HelloFlex beheer je moeiteloos je talentenpool én klantrelaties.
Van digitale formulieren tot ID-checks: alles overzichtelijk op één plek.
Altijd en overal digitaal toegang tot je kandidatenpool
Raadpleeg up-to-date kandidaatsgegevens rechtstreeks in HelloFlex. Denk aan uitzendcontracten, ID-bewijzen, CV’s, diploma’s, loonheffingsdocumenten, arbochecklijsten, gespreksnotities, maar ook andere contactmomenten zoals e-mails. Daarnaast is het mogelijk om zelf gegevens up-to-date te houden.
Beheer al je klanten in HelloFlex
Een up-to-date klantendossier
Met HelloFlex heb je overal en altijd digitaal toegang tot je klantendatabase. Bekijk in één oogopslag wat er besproken is tussen jou, je opdrachtgevers en prospects. Open in een paar klikken gespreksnotities, e-mails en documenten in het digitale dossier. Uiteraard kunnen jij en je collega’s deze gegevens eenvoudig up-to-date houden met de diverse beheerfuncties.
Online formulieren voor je kandidaten
HelloFlex maakt het inschrijven van kandidaten nog makkelijker. Je genereert met één druk op de knop online formulieren waarmee jij kandidaten in recordtijd registreert.
Snel formulieren toevoegen
Maak in korte tijd aantrekkelijk vormgegeven formulieren aan waarmee kandidaten zich kunnen registreren.
Bepaal de opbouw
Bepaal zelf de indeling en opbouw van je formulieren en welke invulvelden deze moeten bevatten.
Customize naar smaak
Pas de vormgeving naar smaak aan en voeg een je logo toe om ervoor te zorgen dat het formulier aan jouw huisstijl voldoet.
Klaar? Versturen maar!
Voldoet het formulier aan alle eisen? Dan verstuur je hem met één druk op de knop naar de juiste kandidaat.
Check de geldigheid van identiteitsbewijzen
Volledig geautomatiseerd ID-kaarten scannen en controleren beschikbaar in Boost & Boost+
Elke kandidaat moet bij indiensttreding een kopie van een ID-kaart of paspoort overhandigen. Met HelloFlex voer je eenvoudig een online ID controle uit. Deze tool controleert ID-kaarten en paspoorten op echtheid. Hiermee voorkom je veel en foutgevoelig controlewerk.
Je eigen nieuwsplatform
alleen beschikbaar in Boost & Boost+
Deel het laatste nieuws
Maak mooi vormgegeven nieuwsberichten voor je uitzendkrachten met een makkelijke posteditor. Je bepaalt zelf voor wie deze berichten zichtbaar zijn.
Push nieuwsberichten via alerts
Controle over verzuim
Ziek- en hersteldmeldingen versturen? Geen probleem. HelloFlex verstuurt deze berichten automatisch naar instanties als het UWV en de Arbodienst.
Snel bedrijven vinden met de KvK-integratie
Met de KvK-integratie in HelloFlex voeg je eenvoudig opdrachtgevers toe op basis van hun KvK-nummer. Voer het nummer in, selecteer het juiste bedrijf, en alle gegevens worden automatisch ingevuld. Geen handmatig werk meer, wel actuele en betrouwbare data. Efficiënt, foutloos en gebruiksvriendelijk.
Digitale to-do list en takenmanager
Jouw up-to-date online takenbord
Leg taken vast en geef per taak de status en prioriteit aan. Zo volg je de voortgang en hou je overzicht over het werkproces.
Op elk moment taken inschieten
Maak bij een kandidaat direct een taak aan voor een intakegesprek. Alle taken zijn direct zichtbaar op je takenbord.
Eén overzicht van alle activiteiten
Onder activiteiten zie je meteen wie voor welke activiteit verantwoordelijk is, welke deadlines er aan komen en hoe productief je team is.
Geautomatiseerde bedrijfsprocessen
Automatiseer je bedrijfsprocessen met standaard workflows en verbeter zo je dagelijkse werkwijze. Laat HelloFlex Automations automatisch taken aanmaken, acties genereren of berichten versturen — precies op het juiste moment.
Volledige regie op documenten, communicatie en veiligheid
Filters & Alerts
Werk efficiënter met slimme filters die je eenvoudig zelf instelt en opslaat. Selecteer op status, bureau, gebruiker of contactpersoon en combineer dit met persoonlijke voorkeuren zoals “Mijn kandidaat” of “Mijn bureau”. Voeg alerts toe voor belangrijke wijzigingen of acties, zoals verloop van documenten of statusupdates. Zo houd je altijd grip op je kandidaten en relaties, zonder dat je handmatig hoeft te zoeken.
Documentenbeheer
Beheer alle documenten centraal en volledig veilig binnen HelloFlex. Van loonbelastingverklaringen en contracten tot certificaten en ID-bewijzen: documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd, aangepast, geclassificeerd en voorzien van bewaartermijnen. Dankzij rollen en toegangsrechten stel je precies in wie wat mag doen of zien. Je gebruikt interactieve templates met invulvelden, upload eigen formats of kies uit de bibliotheek. Zo houd je grip op compliance, processen én documentkwaliteit.
Veiligheid (VCA & VCU)
alleen beschikbaar in Boost & Boost+
Borg de veiligheid van jouw kandidaten met volledige ondersteuning voor VCA- en VCU-vereisten. Registreer eenvoudig benodigd gereedschap, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) én specifieke veiligheidsrisico’s per werkplek. Leg leverdata, verloopdata en afgifte vast en koppel dit aan de kandidaat of opdrachtgever. Zo werk je aantoonbaar veilig en altijd conform de richtlijnen van opdrachtgevers en certificeringen.
Custom E-mail templates
alleen beschikbaar in Boost+
Stuur automatisch gepersonaliseerde e-mails vanuit HelloFlex met volledig aanpasbare templates. Stel eigen teksten, opmaak, logo’s en placeholders in – zoals naam, deadline of entiteit – voor herkenbare, professionele communicatie. Beheer eenvoudig welke templates actief zijn en pas ze aan per doelgroep of processtap. Zo communiceer je sneller, consistenter én in je eigen huisstijl.
Custom loonafrekening & factuursjablonen
alleen beschikbaar in Boost+
Presenteer loonstroken en facturen volledig in jouw eigen stijl. Met HelloFlex pas je per bureau sjablonen aan met een bedrijfslogo, aangepaste opmaak of eigen voetteksten. Dankzij PDF merge-technologie voeg je eenvoudig templates toe voor loonafrekeningen en facturen, zodat elke uiting professioneel oogt én aansluit op jouw merkidentiteit.
Veelgestelde vragen over kandidaat en relatiebeheer
Wat houdt kandidaat- en relatiebeheer precies in binnen HelloFlex?
Kandidaat- & relatiebeheer is het onderdeel waarmee je je talentenpool én klantrelaties beheert. HelloFlex verzamelt alle relevante gegevens: CV’s, ID-bewijzen, diploma’s, loonheffingsdocumenten, notities en e-mails in één centraal dossier. Je kunt kandidaten eenvoudig registreren via online formulieren en ook klantgegevens (opdrachtgevers / prospects) beheer je in dezelfde omgeving. Daarnaast bevat het een takenbord / to-do-manager zodat je intakegesprekken, documentverlopen, contactmomenten en andere acties makkelijk plant en monitort.
Hoe integreert kandidaat en relatiebeheer met andere onderdelen van HelloFlex, zoals contractadministratie of urenregistratie?
Omdat alles binnen HelloFlex met dezelfde database werken, zijn kandidaat- en relatiegegevens direct beschikbaar. Zodra je een kandidaat en opdrachtgever hebt geregistreerd, kun je direct een contract aanmaken via contractadministratie. Ook urenregistratie of declaraties kunnen gekoppeld worden aan de kandidaat uit de talentenpool, waardoor alle administratieve elementen (contract, uren, facturatie) naadloos op elkaar aansluiten.
