De WTTA (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten) stelt eisen aan aantoonbare processen, administratie en verantwoordelijkheden in de uitzendketen. Op deze pagina lees je per norm wat de wet vraagt, welke rol HelloFlex hierin speelt en wat bij jouw organisatie blijft liggen. Zo kun jij je gericht voorbereiden op toelating en audit.
In dit overzicht vind je per WTTA-norm welke verplichtingen van toepassing zijn, hoe deze zich verhouden tot de processen binnen HelloFlex en op welke onderdelen wij ondersteuning bieden.
WTTA-normenkader en onze aanpak
De Wtta bestaat uit 1 normenkader. Hieronder zie je per norm waar de focus ligt en hoe HelloFlex je ondersteunt.
4.1 Identificatie van de onderneming
Deze norm richt zich op de juridische identiteit van jouw onderneming en de aantoonbaarheid daarvan. Tijdens een WTTA-audit wordt beoordeeld of jouw onderneming correct staat geregistreerd, wie de statutair bestuurder(s) zijn, of het ter beschikking stellen van arbeid onderdeel is van de geregistreerde doelomschrijving en of de financiële administratie aansluit op de activiteiten die jouw onderneming daadwerkelijk uitvoert.
Waarom is deze norm belangrijk?
Je moet kunnen aantonen dat jouw onderneming daadwerkelijk bestaat als juridische entiteit, gericht is op het ter beschikking stellen van arbeid en dat de bedrijfsactiviteiten aansluiten op de doelomschrijving en de financiële administratie.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Tijdens een audit moet je direct kunnen laten zien wie jouw onderneming bestuurt, welke activiteiten zijn geregistreerd en hoe deze activiteiten terugkomen in de administratie. Voor buitenlandse ondernemingen gelden aanvullende registratie- en documentatievereisten.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Documentbeheer
- Dossieropbouw
- Centrale vastlegging van relevante informatie
- Ondersteuning bij auditvoorbereiding
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De juridische inrichting van de onderneming
- Een actueel KvK-uittreksel
- De juiste registratie van de statutair bestuurder(s)
- Een passende doelomschrijving in het Handelsregister
- Actuele statuten en fiscale registraties
- De aansluiting tussen bedrijfsactiviteiten en financiële administratie
- Aanvullende bewijsstukken voor buitenlandse ondernemingen
4.2 Verplichtingen inzake Nederlandse loonheffingen
Deze norm richt zich op de volledige loonheffingenketen. Je moet kunnen aantonen dat salarissen, premies en loonheffingen juist en volledig worden verwerkt, dat loonaangiften tijdig worden ingediend en dat de verschuldigde loonheffingen tijdig aan de Belastingdienst worden afgedragen. Daarbij wordt ook beoordeeld of structurele controles en borging zijn ingericht.
Waarom is deze norm belangrijk?
Onjuiste werknemer- of contractgegevens, een verkeerde WW-premie of sectorindeling en te late aangiften of afdrachten kunnen leiden tot fiscale risico’s. Tijdens een audit moet je bovendien kunnen aantonen dat controles structureel worden uitgevoerd en afwijkingen tijdig worden opgevolgd.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet de volledige keten beheersen: van werknemer- en contractgegevens tot salarisverwerking, premies, loonaangifte en afdracht. Daarbij moet je fouten voorkomen, afwijkingen tijdig signaleren en aantoonbaar vastleggen welke controles zijn uitgevoerd.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Verwerking van werknemer- en contractgegevens
- Vastlegging van arbeidsrelaties
- Salarisverwerking en salarisberekeningen
- Toepassing en verwerking van premies
- Genereren van loonstroken
- Genereren van loonaangiftegegevens
- Ondersteuning bij het indienen van loonaangiften
- Inzicht in de gegevens die aan de loonaangifte ten grondslag liggen
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De uiteindelijke fiscale beoordeling
- De juiste sectorindeling
- De juiste toepassing van de WW-premie
- Controle op de volledigheid en juistheid van de loonaangifte
- Het tijdig indienen van loonaangiften
- De tijdige afdracht van loonheffingen aan de Belastingdienst
- Het inrichten en aantoonbaar vastleggen van interne controles
4.3 Verplichtingen inzake omzetbelasting
Deze norm richt zich op de volledige facturatie- en omzetketen. Je moet kunnen aantonen dat facturen correct tot stand komen, omzet juist en volledig wordt geregistreerd en de verschuldigde omzetbelasting volledig en tijdig wordt aangegeven en afgedragen. Daarbij moet herleidbaar zijn op welke opdrachten, plaatsingen, uren, tarieven en andere brongegevens een factuur is gebaseerd.
Waarom is deze norm belangrijk?
Tijdens een WTTA-audit wordt niet alleen gekeken of een factuur correct is opgesteld. Je moet ook kunnen laten zien hoe de omzet tot stand is gekomen, of deze volledig in de administratie is verwerkt en of de bijbehorende BTW volledig en tijdig is aangegeven en afgedragen.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet de volledige keten beheersen: van opdracht, plaatsing en tariefafspraken tot urenregistratie, facturatie, omzetverwerking, financiële administratie en BTW-aangifte. Bij afwijkende BTW-situaties, internationale dienstverlening en fiscale uitzonderingen is aanvullende beoordeling nodig.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastlegging van opdrachten, plaatsingen en tarieven
- Verwerking van gewerkte uren en timecards
- Automatische factuurgeneratie op basis van geregistreerde gegevens
- Verwerking van toeslagen, correcties en creditfacturen
- Ondersteuning van BTW-berekeningen
- Omzetregistratie en inzicht in onderliggende transacties
- Financiële exports naar financiële systemen
- Herleidbaarheid van facturen naar de onderliggende brongegevens
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De juiste inrichting van debiteuren en facturatieprocessen
- De inhoud en inrichting van factuurrapporten
- De fiscale beoordeling en juiste toepassing van BTW
- De beoordeling van uitzonderingen en internationale situaties
- De aansluiting met de financiële administratie
- Het volledig en tijdig indienen van de BTW-aangifte
- De volledige en tijdige afdracht van omzetbelasting
Financiële exports verbinden de operationele administratie in HelloFlex met financiële systemen zoals Exact, AFAS, Twinfield of Visma. Daarmee dragen ze bij aan de aansluiting tussen omzetregistratie en financiële administratie, de onderbouwing van BTW-aangiften en de aantoonbaarheid richting auditors.
Een gegeven kan correct in HelloFlex zijn vastgelegd, maar alsnog ontbreken op de uiteindelijke factuur wanneer het bijbehorende samenvoegveld niet in het factuurrapport is opgenomen. Controleer daarom periodiek of jouw factuurrapport alle wettelijk verplichte gegevens bevat.
hoe facturen zijn opgebouwd, op welke opdracht, plaatsing, arbeidskracht, uren, timecards, tarieven en toeslagen deze zijn gebaseerd, hoe de omzet in de financiële administratie is verwerkt en dat de BTW volledig en tijdig is aangegeven en afgedragen.
4.4 Verwerking van de financiële administratie
Deze norm richt zich op de betrouwbaarheid, tijdigheid en samenhang van jouw administraties. De financiële administratie moet uiterlijk binnen drie maanden volledig zijn bijgewerkt. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat loonaangiften aansluiten op de loonadministratie en dat BTW-aangiften aansluiten op de financiële administratie.
Waarom is deze norm belangrijk?
Tijdens een WTTA-audit wordt beoordeeld of gegevens uit verschillende administraties herleidbaar en onderling consistent zijn. Achterstanden, ontbrekende aansluitingen of verschillen tussen loonadministratie, financiële administratie en fiscale aangiften kunnen leiden tot aanvullende vragen en risico’s.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet de financiële administratie binnen drie maanden volledig bijwerken, periodiek aansluitingen uitvoeren, verschillen onderzoeken en aantoonbaar vastleggen hoe afwijkingen zijn opgelost. Daarbij moet specifiek zichtbaar zijn dat loonaangiften aansluiten op de loonadministratie en BTW-aangiften op de financiële administratie.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Bronadministratie voor werknemer-, contract- en salarisgegevens
- Verwerking van gewerkte en verloonde uren
- Genereren van facturen en omzetregistratie
- Beschikbaarheid van onderliggende transactiegegevens
- Financiële exports naar financiële systemen
- Gegevensuitwisseling met salaris- en financiële systemen
- Herleidbaarheid van loon- en facturatiegegevens naar de bron
- Ondersteuning van de administratieve keten van registratie tot aangifte
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De financiële administratie uiterlijk binnen drie maanden volledig bijwerken
- Periodieke aansluitingscontroles uitvoeren
- Controleren of loonaangiften aansluiten op de loonadministratie
- Controleren of BTW-aangiften aansluiten op de financiële administratie
- Verschillen onderzoeken, verklaren en corrigeren
- Correcties consistent verwerken in alle betrokken administraties
- De uitgevoerde controles en aansluitingen aantoonbaar vastleggen
Voor veel organisaties loopt de loonketen van HelloFlex via de salarisverwerking naar de loonaangifte. De omzetketen loopt van HelloFlex via facturatie en financiële exports naar de financiële administratie en de BTW-aangifte. De kern van deze norm is dat alle schakels aantoonbaar op elkaar aansluiten.
Een succesvolle export of systeemkoppeling betekent niet automatisch dat administraties volledig op elkaar aansluiten. Controleer daarom periodiek of gegevens volledig en correct zijn verwerkt in de gekoppelde salaris- en financiële systemen.
dat de financiële administratie binnen drie maanden volledig is bijgewerkt, loonaangiften aansluiten op de loonadministratie, BTW-aangiften aansluiten op de financiële administratie en verschillen periodiek worden gecontroleerd, onderzocht en aantoonbaar opgelost.
4.5 Het voeren van een adequate (kas)administratie
Deze norm richt zich op de beheersing en aantoonbaarheid van kastransacties. WTTA beschouwt contante geldstromen als een verhoogd risicogebied. Daarom moet je kunnen aantonen dat kastransacties tijdig zijn verwerkt, volledig zijn onderbouwd en voorzien zijn van de juiste bewijsstukken. Voor contante loonbetalingen gelden aanvullende eisen rondom ontvangst en identificatie.
Waarom is deze norm belangrijk?
Contante transacties brengen een verhoogd risico met zich mee. Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen dat iedere kastransactie verklaarbaar is, tijdig is verwerkt en wordt ondersteund door de juiste documentatie.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet kastransacties uiterlijk binnen één kalendermaand verwerken, ongebruikelijke transacties kunnen verklaren en aantonen dat contante loonbetalingen daadwerkelijk door de juiste arbeidskracht zijn ontvangen. De onderliggende bewijsstukken moeten volledig beschikbaar zijn.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van arbeidsrelaties
- Opslaan van documenten en bewijsstukken
- Vastleggen van identificatiegegevens
- Ondersteuning bij dossieropbouw voor audits
- Ondersteuning van digitale loonbetalingen
- Binnen HelloFlex wordt uitbetaling van loon via een bankrekening afgedwongen, waardoor het risico op contante loonbetalingen aanzienlijk wordt beperkt.
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Kastransacties uiterlijk binnen één kalendermaand verwerken
- Ongebruikelijke transacties verklaren
- Bewijsstukken volledig bewaren
- Ontvangst van contante betalingen aantonen
- Controleren dat handtekeningen overeenkomen met identiteitsdocumenten
- Interne controles uitvoeren op kasstromen en afwijkingen
Binnen HelloFlex wordt uitbetaling van loon via een bankrekening afgedwongen. Hierdoor zullen veel organisaties nauwelijks te maken krijgen met de aanvullende WTTA-bewijslast die geldt voor contante loonbetalingen.
dat kastransacties tijdig zijn verwerkt, volledig kunnen worden verklaard, voorzien zijn van de juiste bewijsstukken en – indien sprake is van contante loonbetalingen – dat deze aantoonbaar door de juiste arbeidskracht zijn ontvangen.
4.6 Juist hanteren van een g-rekening
Deze norm richt zich op het juiste gebruik van de g-rekening. Wanneer jouw organisatie een g-rekening gebruikt, moet je kunnen aantonen dat deze volgens de wettelijke regels en de afgesloten g-rekeningovereenkomst wordt gebruikt. Daarbij moeten betalingen en de onderliggende administratie volledig op elkaar aansluiten.
Waarom is deze norm belangrijk?
De g-rekening is bedoeld om risico's rondom inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid te beperken. Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen dat betalingen via de g-rekening correct zijn uitgevoerd en aansluiten op de administratieve vastlegging.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Gebruik je een g-rekening? Dan moet je kunnen aantonen dat de juiste overeenkomsten aanwezig zijn, betalingen correct via de g-rekening verlopen en de administratieve vastlegging aansluit op de financiële transacties.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastlegging van opdrachten, plaatsingen en facturen
- Onderbouwing van gefactureerde bedragen
- Ondersteuning van financiële verwerking
- Vastlegging van administratieve gegevens rondom facturatie
- Herleidbaarheid van financiële transacties richting brongegevens
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Een geldige g-rekeningovereenkomst met bank en Belastingdienst
- Correct gebruik van de g-rekening
- Administratieve vastlegging van betalingen
- Controleren dat betalingen voldoen aan de wettelijke regels
- Aantoonbaarheid van de geldstromen tijdens een audit
HelloFlex beheert geen g-rekening en controleert niet of betalingen conform de g-rekeningovereenkomst worden uitgevoerd. HelloFlex ondersteunt wel de administratieve onderbouwing van facturen en financiële transacties die tijdens een WTTA-audit kunnen worden geraadpleegd.
Deze norm is alleen van toepassing wanneer jouw organisatie daadwerkelijk gebruikmaakt van een g-rekening. Werk je zonder g-rekening, dan zal deze norm tijdens een WTTA-audit doorgaans geen rol spelen.
4.7 Verstrekken van inlichtingen en documenten
Deze norm richt zich op de beschikbaarheid van officiële bedrijfsdocumenten tijdens een WTTA-inspectie. Je moet belangrijke fiscale en financiële documenten snel kunnen overleggen wanneer daarom wordt gevraagd. De norm gaat daarbij vooral over documentbeheer, beschikbaarheid en auditvoorbereiding.
Waarom is deze norm belangrijk?
Tijdens een WTTA-inspectie moet je officiële documenten direct kunnen overleggen. De auditor beoordeelt niet alleen of de documenten aanwezig zijn, maar ook of deze actueel zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet relevante documenten centraal beheren en ervoor zorgen dat deze tijdens een audit direct beschikbaar zijn. Denk hierbij aan verklaringen omtrent betalingsgedrag, de meest recente jaarrekening en overige fiscale documentatie.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Ondersteuning bij documentbeheer
- Dossieropbouw voor audits
- Centrale opslag van relevante documenten
- Vastlegging van ondersteunende bedrijfsinformatie
- Snelle beschikbaarheid van documentatie tijdens auditvoorbereiding
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Verklaringen omtrent betalingsgedrag beschikbaar hebben
- De meest recente jaarrekening beschikbaar houden
- Voldoen aan de wettelijke deponeringstermijnen
- Fiscale correspondentie bewaren
- Documenten actueel houden
- Documentatie direct kunnen overleggen tijdens een inspectie
HelloFlex is geen primaire bron voor verklaringen omtrent betalingsgedrag, jaarrekeningen, fiscale correspondentie of documenten die bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd. Deze documenten moeten afkomstig zijn uit de daarvoor aangewezen officiële bronnen.
actuele verklaringen omtrent betalingsgedrag voor loonheffingen en omzetbelasting, de meest recente jaarrekening, bewijs van tijdige deponering en overige relevante fiscale documentatie die tijdens een WTTA-inspectie kan worden opgevraagd.
5.1 Eisen met betrekking tot de identificatie van de arbeidskracht
Deze norm richt zich op de juiste en aantoonbare identificatie van arbeidskrachten. Je moet niet alleen beschikken over een kopie van een geldig identificatiedocument, maar ook kunnen aantonen dat het document is gecontroleerd, de identiteit is vastgesteld, het risico op persoonsverwisseling is beoordeeld en – wanneer dit van toepassing is – het recht om in Nederland te werken is vastgesteld.
Waarom is deze norm belangrijk?
Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen wie de arbeidskracht is, dat het identificatiedocument geldig en authentiek is en dat relevante documenten volledig en herleidbaar zijn vastgelegd. Voor arbeidskrachten van buiten de EU, EER of Zwitserland gelden aanvullende eisen rondom documentgeldigheid en arbeidsgerechtigdheid.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet het volledige identificatieproces beheersen: van de feitelijke controle van de persoon en het document tot de opslag van relevante pagina’s, registratie van de verificatie en hercontrole bij verlopen documenten. Wanneer een derde partij de controle uitvoert, moeten hierover aantoonbare afspraken en verklaringen aanwezig zijn.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van arbeidskrachten en identificatiegegevens
- Opslaan van identificatiedocumenten in het personeelsdossier
- Registreren van documentgegevens en documenttypen
- Vastleggen van verificatiebron en verificatiestatus
- Onderscheid tussen handmatige en digitale verificatie
- Ondersteuning van document- en identiteitsverificatie
- Automatische opslag van gecontroleerde documenten
- Dossieropbouw en aantoonbaarheid tijdens een audit
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De feitelijke vaststelling van de identiteit
- Controleren dat de persoon overeenkomt met het document
- Beoordelen van geldigheid en authenticiteit
- Opslaan van alle relevante documentpagina’s
- Hercontrole na het verlopen van documenten
- Vaststellen van arbeidsgerechtigdheid wanneer dit vereist is
- Delen van documenten met inlener of doorlener indien nodig
- Afspraken vastleggen wanneer een derde de identiteitscontrole uitvoert
- Aanvullende verplichtingen voor buiten Nederland gevestigde ondernemingen
Ondersteuning voor document- en identiteitsverificatie
HelloFlex ondersteunt het identificatieproces via de huidige geïntegreerde ID-check van IDnow, een aanvullende DataChecker-plugin en een toekomstige geïntegreerde DataChecker-oplossing. De mogelijkheden verschillen per oplossing.
| Onderdeel | IDnow geïntegreerd | DataChecker-plugin | Toekomstige geïntegreerde DataChecker-oplossing |
|---|---|---|---|
| ID-documentcontrole | Ja | Ja | Ja |
| Selfie-verificatie | Nee | Ja | Ja |
| Right to Work-check | Nee | Ja | Nee |
| Documenten terug in HelloFlex | Ja | Ja | Ja |
| Aparte DataChecker-overeenkomst nodig | Nee | Ja | Nee |
| Beschikbaarheid | Huidige oplossing, wordt vervangen | Beschikbaar als aanvullende module | In ontwikkeling |
De aanvullende DataChecker-plugin kan ondersteunen bij het controleren of een kandidaat gerechtigd is om in Nederland te werken. Daarbij wordt rekening gehouden met de documenten die op basis van de nationaliteit van de kandidaat vereist zijn. Deze controle is niet beschikbaar in de huidige IDnow-oplossing en maakt vooralsnog geen onderdeel uit van de toekomstige geïntegreerde DataChecker-oplossing.
Software ondersteunt de documentcontrole, opslag en aantoonbaarheid, maar vervangt niet de volledige feitelijke identiteitsvaststelling. Een bevoegde medewerker of derde partij blijft verantwoordelijk voor de beoordeling of de persoon, het document en de administratieve vastlegging met elkaar overeenkomen.
dat de identiteit bij indiensttreding is vastgesteld, het document geldig en gecontroleerd is, relevante pagina’s zijn opgeslagen, verificaties herleidbaar zijn vastgelegd, verlopen documenten tijdig opnieuw worden gecontroleerd en arbeidsgerechtigdheid is vastgesteld wanneer dit vereist is.
5.2 Eisen met betrekking tot de arbeidsovereenkomst
Deze norm richt zich op het volledige contractproces rondom de arbeidskracht. Je moet niet alleen kunnen aantonen dat een schriftelijke arbeidsovereenkomst of bevestiging van uitzending aanwezig is, maar ook dat deze correct is opgesteld, ondertekend, verstrekt, actueel gehouden en gedurende de vereiste periode toegankelijk blijft.
Waarom is deze norm belangrijk?
Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen dat iedere arbeidskracht beschikt over een juiste en volledige overeenkomst, dat deze is ondertekend en verstrekt en dat wijzigingen tijdig en herleidbaar zijn verwerkt. Het gaat dus om het volledige contractproces, niet alleen om de aanwezigheid van een document.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet contracten gedurende de volledige lifecycle beheersen. Dit omvat de juiste contractvorm, verplichte gegevens, ondertekening, verstrekking, portaltoegang, loonheffingsgegevens en het binnen één werkdag verwerken van mutaties zodra alle relevante gegevens aanwezig zijn.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van arbeidskracht- en contractgegevens
- Registreren van indiensttreding, contracttype, arbeidsduur en loonafspraken
- Opslaan en beheren van arbeidsovereenkomsten
- Koppelen van documenten aan de juiste arbeidskracht
- Ondersteunen van personeels-, contract- en auditdossiers
- Elektronische ondertekening via AES
- Audittrail van verzending, toegang, ondertekening en documentintegriteit
- Vastleggen van identiteit, tijdstip, IP-adres en OTP-verificatie
- Ondersteunen van contractmutaties en versiebeheer
- Beschikbaar stellen van documenten via de portal
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De juiste contractvorm toepassen
- Controleren of alle wettelijk verplichte gegevens zijn opgenomen
- Borgen dat de overeenkomst is ondertekend én verstrekt
- De juiste gegevens voor loonheffingen vastleggen
- Mutaties binnen één werkdag verwerken zodra alle gegevens aanwezig zijn
- Wijzigingen in werkgerechtigdheid tijdig verwerken
- Contractgegevens laten aansluiten op personeels- en loonadministratie
- Portaltoegang gedurende minimaal twaalf maanden na einde dienstverband borgen
- Eventuele verplichtingen voor buiten Nederland gevestigde ondernemingen uitvoeren
Ondertekening en verstrekking
Ondertekening en verstrekking zijn twee verschillende bewijsaspecten. Een ondertekende overeenkomst toont niet automatisch in alle situaties aan dat deze ook aan de arbeidskracht is verstrekt. Daarom is het belangrijk dat het volledige proces aantoonbaar is: verzending, toegang, bekeken-events, ondertekening, documentintegriteit en beschikbaarstelling na ondertekening.
Tijdens gesprekken met klanten ontvingen wij vragen over het gebruik van elektronische handtekeningen binnen de WTTA. Daarom heeft HelloFlex dit onderwerp besproken met Normec, die de vraag heeft voorgelegd aan de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Op basis van een mondelinge terugkoppeling die wij via Normec hebben ontvangen, lijkt er ruimte te zijn voor het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening (AES). Omdat hierover nog geen officiële publicatie of schriftelijke bevestiging beschikbaar is, wachten wij verdere verduidelijking af.
HelloFlex ondersteunt momenteel al AES (Sign Level 3), inclusief ondertekeningsrapportage.
HelloFlex kiest niet standaard voor een gekwalificeerde elektronische handtekening voor alle arbeidsovereenkomsten. De voorkeursrichting is het versterken van de bestaande AES-route met een uitgebreide audittrail en een expliciete verstrekking via de portal na ondertekening, inclusief notificatie, downloadmogelijkheid en logging van toegang of download.
Niet alle onderdelen zijn op dit moment volledig softwarematig geborgd. Vooral de portaltoegankelijkheid gedurende minimaal twaalf maanden na einde dienstverband, expliciete bewijsvoering van verstrekking en het aantoonbaar tijdig verwerken van mutaties vragen om verdere productontwikkeling.
dat iedere arbeidskracht een juiste en volledige arbeidsovereenkomst of bevestiging van uitzending heeft, dat deze is ondertekend en verstrekt, dat de toepasselijke contractversie herleidbaar is, dat mutaties tijdig zijn verwerkt en dat de overeenkomst gedurende de vereiste periode toegankelijk blijft.
5.3 Doorsturen van informatie
Deze norm richt zich op de informatie die bij aanvang van iedere terbeschikkingstelling schriftelijk aan de arbeidskracht moet worden bevestigd. Je moet kunnen aantonen dat de juiste plaatsingsgegevens centraal zijn vastgelegd én daadwerkelijk zijn opgenomen in de schriftelijke communicatie richting de arbeidskracht.
Waarom is deze norm belangrijk?
De arbeidskracht moet vooraf of bij aanvang van de terbeschikkingstelling duidelijkheid hebben over de belangrijkste kenmerken van de opdracht. Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen dat deze informatie schriftelijk is verstrekt.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet kunnen aantonen dat de ingangsdatum, inlener, contactpersoon, het werkadres, de functienaam en – indien van toepassing – de vermoedelijke einddatum centraal zijn vastgelegd én schriftelijk aan de arbeidskracht zijn bevestigd.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van plaatsingsgegevens
- Vastleggen van inlener- en contactgegevens
- Vastleggen van werkadres en functienaam
- Vastleggen van de verwachte of vermoedelijke einddatum
- Gebruik van deze gegevens in contracten en tekstmodellen
- Beschikbaar stellen van contractgegevens via de API
- Bewaren van documenten als onderdeel van het auditdossier
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- De juistheid en volledigheid van de plaatsingsgegevens
- Het opnemen van de juiste gegevens in contracten of plaatsingsbevestigingen
- De schriftelijke bevestiging daadwerkelijk aan de arbeidskracht verstrekken
- De communicatie en verstrekking aantoonbaar vastleggen
- Gegevens actueel houden wanneer de terbeschikkingstelling wijzigt
- Het voldoen aan toekomstige eisen rondom gelijkwaardige beloning
Op 25 juni 2026 is ondersteuning toegevoegd voor de vermoedelijke einddatum van de terbeschikkingstelling. Deze informatie kan worden opgenomen in contracten en is beschikbaar via de API.
De WTTA wordt naar verwachting uitgebreid met aanvullende eisen rondom het loonverhoudingsvoorschrift en gelijkwaardige beloning. Zodra deze normeisen definitief zijn gepubliceerd, beoordelen we welke aanvullende ondersteuning binnen HelloFlex nodig is.
dat alle verplichte plaatsingsgegevens centraal zijn vastgelegd en schriftelijk aan de arbeidskracht zijn bevestigd voordat de terbeschikkingstelling start.
5.4 Huisvesting
Deze norm richt zich op huisvesting die wordt aangeboden, geregeld of gefaciliteerd in verband met de terbeschikkingstelling van arbeidskrachten in Nederland. Je moet kunnen aantonen dat de huisvesting plaatsvindt via een toegelaten of gecertificeerde verhuurder en dat de relevante certificaten, locaties en bewijsstukken beschikbaar en herleidbaar zijn.
Waarom is deze norm belangrijk?
Huisvesting voor arbeidskrachten moet voldoen aan vastgestelde kwaliteits- en certificeringseisen. Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen aantonen via welke partij de huisvesting plaatsvindt, voor welke arbeidskrachten deze wordt verzorgd en of de verhuurder of locatie aan de vereiste normering voldoet.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Bied je huisvesting aan of laat je deze aanbieden? Dan moet je vastleggen welke arbeidskrachten hiervan gebruikmaken, via welke verhuurder of huisvestingspartij dit gebeurt en welke locatie van toepassing is. Daarnaast moeten certificaten en eventuele uitzonderingen aantoonbaar zijn beoordeeld en onderbouwd.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van relevante kandidaat- en contractgegevens
- Beschikbaar maken van gegevens voor gekoppelde systemen
- Gegevensuitwisseling met Planbition via de bestaande integratie
- Ondersteuning van de keten tussen personeelsadministratie en huisvestingsplanning
- Ondersteuning van dossieropbouw met relevante documenten
- Raakvlak met FlexService bij inhouding van huisvestingskosten op het loon
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Vaststellen of huisvesting onderdeel is van de terbeschikkingstelling
- Vastleggen voor welke arbeidskrachten huisvesting wordt verzorgd
- Controleren of de verhuurder toegelaten of gecertificeerd is
- Bewaren van certificaten en overige bewijsstukken
- De feitelijke huisvestingslocatie herleidbaar vastleggen
- Beoordelen of de huisvesting aan de vereiste normering voldoet
- Uitzonderingssituaties beoordelen en onderbouwen
- De juiste toepassing van eventuele looninhoudingen borgen
De rol van het zvoove-ecosysteem
Voor deze norm ontstaat een logische keten tussen verschillende oplossingen. HelloFlex beheert de relevante personeels- en contractgegevens. Planbition kan worden gebruikt voor de operationele planning van woningen, kamers en bedden. FlexService ondersteunt de verloningsinrichting wanneer huisvestingskosten op het loon worden ingehouden.
Planbition is binnen het zvoove-ecosysteem de gespecialiseerde oplossing voor huisvestingsplanning. Via de bestaande integratie kunnen relevante kandidaat- en eventueel contractgegevens vanuit HelloFlex beschikbaar worden gemaakt voor verdere planning in Planbition.
Wanneer huisvestingskosten worden ingehouden op het loon, gelden aanvullende voorwaarden. Denk aan een geldige machtiging van de arbeidskracht, specificatie op de loonstrook, toepassing van de geldende maximale inhouding en huisvesting via een toegelaten of gecertificeerde verhuurder. In FlexService kan op bureauniveau worden vastgelegd of sprake is van SNF-certificering.
HelloFlex en FlexService beoordelen niet inhoudelijk of een verhuurder, huisvestingslocatie of certificaat aan de WTTA-eisen voldoet. Ook wordt binnen HelloFlex niet standaard de feitelijke kamer- of locatiebezetting per arbeidskracht beheerd. Die beoordeling en bewijsvoering blijven bij jouw organisatie.
voor welke arbeidskrachten huisvesting wordt verzorgd, via welke verhuurder en locatie dit gebeurt, dat de benodigde certificering aanwezig en actueel is en dat eventuele inhoudingen en uitzonderingssituaties correct zijn beoordeeld en gedocumenteerd.
5.5 Het voeren van een adequate loonadministratie
Deze norm richt zich op de juiste, volledige en tijdige uitvoering van de loonadministratie. Je moet kunnen aantonen dat alle gegevens die nodig zijn voor verloning, uitbetaling, loonstroken, urenregistratie, verlof, inhoudingen, vergoedingen en fiscale verwerking correct en tijdig zijn verwerkt. Daarbij moet de volledige keten van brongegevens tot loonstrook en uitbetaling controleerbaar en herleidbaar zijn.
Waarom is deze norm belangrijk?
De loonadministratie raakt direct aan de rechten van arbeidskrachten en aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van jouw organisatie. Fouten of vertragingen in uren, mutaties, beloning, inhoudingen, verlof of uitbetaling kunnen leiden tot onjuiste lonen, onvolledige loonstroken en risico’s tijdens een WTTA-audit.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet grip hebben op de volledige keten van gegevens naar loonverwerking. Gegevens en mutaties moeten tijdig en compleet zijn, beloningsafspraken moeten correct worden toegepast en declaraties, verloning, facturatie, loonstroken, verlof en eindafrekeningen moeten aantoonbaar op elkaar aansluiten.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van arbeidskracht- en contractgegevens
- Verwerken van mutaties in de personeels- en loonadministratie
- Registreren en verwerken van gewerkte uren en declaraties
- Toepassen van looncomponenten, toeslagen en vergoedingen
- Ondersteunen van cao- en klantafhankelijke beloningsafspraken
- Verwerken van inhoudingen en verrekeningen
- Genereren en beschikbaar stellen van loonstroken
- Ondersteunen van loonbetalingen
- Opbouwen, registreren en afrekenen van vakantie- en verlofrechten
- Ondersteunen van eindafrekeningen
- Verwerken van gegevens richting facturatie
- Herleidbaar maken van de keten van declaratie naar loon en factuur
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Gegevens en mutaties volledig en tijdig aanleveren en verwerken
- De juiste toepassing van wetgeving, cao- en contractafspraken
- Controleren of gewerkte uren correct worden verloond
- Controleren of toeslagen, periodieken en loonsverhogingen juist zijn toegepast
- Borgen dat uitbetalingen voldoen aan het minimumuurloon en overige wettelijke eisen
- De rechtmatigheid van inhoudingen en verrekeningen beoordelen
- Controleren of loonstroken tijdig, volledig en correct zijn verstrekt
- Portaltoegang tot loonstroken gedurende de vereiste termijn borgen
- Vakantie- en verlofrechten correct controleren en afrekenen
- Uitzonderingen, correcties en fiscale keuzes aantoonbaar onderbouwen
- Aanvullende verplichtingen voor buitenlandse ondernemingen naleven
Wat vraagt WTTA rond urenregistratie?
De methode van urenregistratie moet sluitend zijn en controle mogelijk maken. Werkbriefjes en elektronische gegevensuitwisseling (declaraties) moeten minimaal de volgende gegevens bevatten:
- Naam van de arbeidskracht
- Week-, periode- of maandnummer
- Begin- en eindtijd per dag of shift
- Eventuele niet-betaalde pauzes
- De locatie van de werkplek
Bij arbeidskrachten zonder vaste werkplek geldt hiervoor de locatie van de inlener.
Hoe ondersteunt HelloFlex hierbij?
HelloFlex ondersteunt declaraties en de verwerking van gewerkte uren richting verloning en facturatie. Standaard declaraties bevatten op dit moment niet automatisch alle detailgegevens uit deze normeis.
Daarom werken we aan WTTA-proof declaraties. De bestaande declaratie wordt uitgebreid met de mogelijkheid om begin- en eindtijden, niet-betaalde pauzes en, waar nodig, de werklocatie vast te leggen. De vertrouwde declaratie blijft daarbij het uitgangspunt: we introduceren hiervoor geen volledig nieuw tijdschrijfproduct.
Organisaties houden zelf controle over waar deze uitgebreidere registratie wordt ingezet. De functionaliteit wordt zo ingericht dat de registratie afhankelijk van de gekozen inrichting niet wordt getoond, optioneel is of verplicht kan worden gemaakt. Hierdoor kan de nieuwe manier van registreren gefaseerd worden ingevoerd.
Meer over de ontwikkeling en beschikbaarheid van deze functionaliteit vind je in de tab Productontwikkeling.
Wat als uren buiten HelloFlex worden geregistreerd?
WTTA verlangt dat begin- en eindtijden (inclusief eventuele niet-betaalde pauzes) aantoonbaar zijn vastgelegd, maar schrijft niet voor in welk systeem die registratie geraadpleegd moet worden.
Gebruik je een extern bronsysteem voor tijdregistratie (bijvoorbeeld Solid Online, Planbition, een derde kloksysteem of een andere bron zoals Excel) en stuur je uren via import of integratie door naar HelloFlex/FlexService? Dan blijft de detailregistratie van werk- en pauzetijden raadpleegbaar in dat bronsysteem.
Op dit moment kunnen werk- en pauzetijden niet vanuit een extern systeem in HelloFlex worden geïmporteerd. Daarom beschouwen we HelloFlex bij dit type koppelingen momenteel niet als het systeem waarin die detailtijden voor de audit geraadpleegd hoeven te worden. HelloFlex ondersteunt wél de verdere administratieve keten wanneer uren en declaraties worden verwerkt richting verloning en facturatie.
Daarnaast werken we aan betere vastlegging van begin- en eindtijden, pauzes en werklocatie binnen HelloFlex via WTTA-proof declaraties (zie de tab Productontwikkeling).
Ook onderzoeken we of we in de toekomst via API's timecards kunnen laten aanleveren en raadplegen. Hoe die oplossing eruitziet en wanneer deze beschikbaar komt, is nog niet vastgesteld.
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
Borgen dat de gekozen methode van urenregistratie aantoonbaar, volledig
en controleerbaar is, ook wanneer uren geheel of gedeeltelijk buiten
HelloFlex worden geregistreerd.
Wat betekent dit straks concreet?
De uitbreiding van de declaratie raakt verschillende gebruikers binnen het proces, maar sluit zoveel mogelijk aan op de bestaande manier van werken.
Voor kandidaten
Kandidaten blijven werken vanuit de bekende declaratie. Afhankelijk van de inrichting kunnen zij daar per dag aanvullende gegevens vastleggen, zoals begin- en eindtijd, één of meer niet-betaalde pauzes en de werklocatie.
Voor inleners en goedkeurders
Het bestaande goedkeuringsproces blijft herkenbaar. Wel ontstaat meer inzicht in de onderliggende werktijden en locatie, zodat de registratie beter controleerbaar en herleidbaar wordt.
Voor bureaus en intermediairs
Jullie houden controle over waar de uitgebreidere tijdregistratie wordt ingezet. Hierdoor kan de invoering gefaseerd plaatsvinden: eerst waar dat nodig of wenselijk is en later eventueel breder.
Wat verandert er niet?
De uitbreiding van de declaratie betekent geen volledige herbouw van het
proces rondom verloning en facturatie. Deze processen blijven in de basis
herkenbaar. Ook wordt ClockWise niet verplicht als enige manier om deze
registratie mogelijk te maken.
Waar werken we aan?
We werken aan betere vastlegging van begin- en eindtijden, niet-betaalde pauzes en werklocatie binnen HelloFlex via WTTA-proof declaraties. De oplossingsrichting is inmiddels uitgewerkt: de bestaande declaratie wordt uitgebreid met deze aanvullende brongegevens, waarbij organisaties zelf controle houden over waar en wanneer zij de registratie inzetten.
De functionaliteit wordt gefaseerd ontwikkeld en beschikbaar gesteld. Definitieve details en beschikbaarheidsmomenten delen we zodra deze zijn vastgesteld. Daarnaast onderzoeken we voor latere fases aanvullende mogelijkheden voor gegevensuitwisseling met externe systemen.
De volledige loonadministratieketen
De kern van deze norm ligt niet bij één losse berekening of één veld, maar bij de samenhang van het volledige proces. Arbeidskracht- en contractgegevens, uren, declaraties, beloningsafspraken, looncomponenten, inhoudingen, vergoedingen, verlof, loonstroken, uitbetaling en facturatie moeten tijdig, volledig en aantoonbaar op elkaar aansluiten.
HelloFlex richt zich op het verminderen van handmatige verwerking en interpretatieverschillen en op het vergroten van inzicht in de status en compleetheid van de loonadministratieketen. Denk aan betere signalering van ontbrekende gegevens, ondersteuning bij mutaties, verlof- en eindafrekeningen, gelijkwaardig belonen, WTTA-proof declaraties en de end-to-endketen van declaratie naar loon en factuur.
HelloFlex ondersteunt de uitvoering en beheersing van de loonadministratie, maar bepaalt niet zelfstandig of iedere cao-interpretatie, klantafspraak, uitzondering of fiscale beoordeling inhoudelijk correct is. Die beoordeling en de uiteindelijke controle blijven bij jouw organisatie.
welke gegevens en mutaties zijn verwerkt, hoe gewerkte uren zijn geregistreerd, welke uren en beloningselementen zijn toegepast, hoe inhoudingen en vergoedingen tot stand zijn gekomen, wanneer loonstroken zijn verstrekt, hoe verlof en eindafrekeningen zijn verwerkt en waarop eventuele uitzonderingen of correcties zijn gebaseerd.
5.6 Verbandlegging uren
Deze norm richt zich op de samenhang tussen gewerkte, verloonde, uitbetaalde en gefactureerde uren. Je moet kunnen aantonen dat uren logisch en controleerbaar door de administratie lopen. Verschillen zijn mogelijk, maar moeten herleidbaar en verklaarbaar zijn, bijvoorbeeld door verlof, ziekte, compensatie, leegloop, correcties of contractuele afspraken.
Waarom is deze norm belangrijk?
Uren vormen de basis voor zowel verloning als facturatie. Tijdens een WTTA-audit moet je kunnen uitleggen hoe geregistreerde uren zijn verwerkt richting loon, uitbetaling en factuur. Onverklaarde verschillen tussen deze urenstromen kunnen leiden tot aanvullende vragen en risico’s.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet beschikken over een sluitende urenadministratie. Gewerkte uren moeten aansluiten op gefactureerde, verloonde en uitbetaalde uren. Verlofuren, ziekte-uren, compensatie-uren en leegloopuren moeten afzonderlijk herkenbaar zijn en correcties of afwijkingen moeten aantoonbaar kunnen worden verklaard.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van gewerkte uren
- Verwerken van declaraties
- Doorzetten van uren richting verloning
- Doorzetten van uren richting facturatie
- Verwerken van verlofuren en ziekte-uren
- Verwerken van compensatie-uren en leegloopuren
- Beschikbaar maken van loon- en facturatiegegevens
- Herleidbaar maken van correcties en urenmutaties
- Ondersteunen van dossiervorming voor controles
- Bundelen van gegevens voor rapportage en auditvoorbereiding
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Gewerkte uren volledig en tijdig registreren
- Controleren of geregistreerde uren aansluiten op de facturatie
- Controleren of geregistreerde uren aansluiten op verloning en uitbetaling
- Verlof, ziekte, compensatie en leegloop correct classificeren
- Correcties en verschillen herleidbaar vastleggen
- Afwijkingen juridisch, cao-technisch en contractueel beoordelen
- De onderbouwing van afwijkende urenstromen tijdens een audit beschikbaar hebben
Hoe loopt de urenketen?
De urenketen begint bij de registratie van gewerkte uren en loopt via declaraties naar verloning, uitbetaling en facturatie. Deze aantallen hoeven niet altijd exact gelijk te zijn. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door verlof, ziekte, compensatie, leegloop, toeslagen of een correctie. Belangrijk is dat iedere afwijking kan worden teruggeleid naar een herkenbare en onderbouwde oorzaak.
Voor veel organisaties is de benodigde functionaliteit grotendeels al beschikbaar. De aanvullende waarde zit vooral in het snel verzamelen en bundelen van bestaande gegevens, duidelijke rapportages en een compleet controledossier waarin de samenhang tussen de verschillende urenstromen zichtbaar wordt.
HelloFlex beoordeelt niet zelfstandig of iedere afwijking tussen gewerkte, verloonde, uitbetaalde en gefactureerde uren juridisch, cao-technisch of contractueel juist is. Die beoordeling en onderbouwing blijven bij jouw organisatie.
hoe gewerkte uren zijn verwerkt richting verloning, uitbetaling en facturatie, welke verlof-, ziekte-, compensatie- en leegloopuren van toepassing zijn en waarop eventuele verschillen, correcties of uitzonderingen zijn gebaseerd.
5.7 Het in- en doorlenen van personeel
Deze norm richt zich op situaties waarin arbeidskrachten worden ingeleend of doorgeleend binnen een keten. Je moet kunnen aantonen met welke ketenpartners je samenwerkt, welke arbeidskrachten via welke partij worden ingezet, wie de formele werkgever is en of relevante informatie, documenten, uren, facturen en arbeidsvoorwaarden aantoonbaar binnen de keten zijn vastgelegd en doorgegeven.
Waarom is deze norm belangrijk?
De WTTA wil voorkomen dat arbeidskrachten via ondoorzichtige ketenconstructies worden ingezet of dat wordt samengewerkt met partijen zonder toelating of wettelijke ontheffing. Tijdens een audit moet je daarom kunnen aantonen wie bij de inzet betrokken is, wie formeel werkgever is en hoe informatie binnen de keten is doorgegeven.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Je moet het volledige in- en doorleenproces beheersen. Dit omvat de controle van ketenpartners, schriftelijke afspraken, registratie van formeel werkgeverschap, identiteits- en werkdocumenten, internationale verplichtingen, arbeidsvoorwaardeninformatie en de aansluiting tussen ingekochte uren, verkochte uren en facturen.
Hoe ondersteunt HelloFlex?
- Vastleggen van arbeidskrachtgegevens
- Vastleggen van opdrachtgever-, inlener- en ketenpartnergegevens
- Vastleggen van contract- en plaatsingsinformatie
- Inzichtelijk maken waar een arbeidskracht werkzaam is
- Bewaren van relevante documenten en vastleggingen
- Ondersteunen van urenregistratie en declaraties
- Ondersteunen van facturatie en financiële herleidbaarheid
- Inzicht geven in de verhouding tussen uren, declaraties en facturen
- Ondersteunen van dossieropbouw voor audits
- Bundelen van beschikbare keteninformatie
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Controleren of ketenpartners WTTA-toegelaten of wettelijk vrijgesteld zijn
- Afspraken over in- en doorleen schriftelijk vastleggen
- Vaststellen en doorgeven wie de formele werkgever is
- Buitenlandse controleplichten beoordelen en uitvoeren
- A1-verklaringen inhoudelijk beoordelen en correct toepassen
- Identiteit en arbeidsgerechtigdheid aantoonbaar controleren
- Werkvergunningen en relevante documenten beschikbaar stellen waar dit vereist is
- Arbeidsvoorwaardeninformatie juist en volledig doorgeven
- De aansluiting tussen ingekochte uren, verkochte uren en facturen controleren
- De volledige juridische en organisatorische bewijsvoering rondom de keten borgen
De kern: aantoonbare ketenbeheersing
De belangrijkste uitdaging zit niet in één afzonderlijke handeling, maar in het compleet en herleidbaar beschikbaar hebben van alle keteninformatie. Tijdens een audit moet je snel kunnen laten zien welke arbeidskracht via welke partij is ingezet, wie formeel werkgever is, welke documenten zijn gecontroleerd, welke uren zijn verwerkt en hoe deze uren aansluiten op de bijbehorende facturen.
Identiteitsdocumenten en werkvergunningen bevatten persoonsgegevens en moeten zorgvuldig binnen de keten worden gedeeld. Leg aantoonbaar vast welke documenten zijn gedeeld, met welke partij, wanneer dit is gebeurd en voor welk doel. Vermijd waar mogelijk onbeveiligde overdracht via losse e-mails of downloads zonder logging en toegangscontrole.
Voor veel organisaties zal dit onderdeel slechts beperkt van toepassing zijn. Doet zich wel een A1-situatie voor, dan moet je kunnen aantonen dat het juiste type verklaring is beoordeeld, dat de relevante voorwaarden zijn gecontroleerd en dat de toepassing aantoonbaar is vastgelegd.
HelloFlex beoordeelt niet zelfstandig of een ketenpartner daadwerkelijk WTTA-toegelaten is, of een ontheffing van toepassing is, of een A1-verklaring correct wordt gebruikt en of buitenlandse controleplichten volledig zijn nageleefd. De software ondersteunt vooral de vastlegging, bundeling en aantoonbaarheid van de beschikbare informatie.
met welke ketenpartners je samenwerkt, dat zij toegelaten of vrijgesteld zijn, wie de formele werkgever van iedere arbeidskracht is, welke afspraken en documenten aanwezig zijn, hoe informatie binnen de keten is doorgegeven en hoe ingekochte uren, verkochte uren en facturen op elkaar aansluiten.
In dit overzicht vind je aan welke WTTA-gerelateerde ontwikkelingen wij momenteel werken en welke functionaliteiten je de komende periode kunt verwachten. De status geeft inzicht in de voortgang. Hieraan kunnen geen rechten of opleverdata worden ontleend.
WTTA Productontwikkeling
Aantoonbare documentuitwisseling binnen de keten
Verwachte oplevering: onbekend
- Onderzoek naar aanvullende ondersteuning voor het delen van documenten met inleners en doorleners.
- Meer inzicht in welke documenten aan welke partij beschikbaar zijn gesteld.
- Gericht op betere aantoonbaarheid binnen de keten.
Ondersteuning feestdagverwerking
Verwachte oplevering: onbekend
- Verbeterde ondersteuning voor het verwerken van feestdagen binnen de personeels- en verloningsadministratie.
- Minder afhankelijkheid van handmatige controles en maatwerkprocessen.
- Ondersteunt een consistente toepassing van cao-afspraken en klantspecifieke regelingen.
- Draagt bij aan een betere aantoonbaarheid van de toegepaste arbeidsvoorwaarden en beloningsafspraken.
Nieuwe geïntegreerde DataChecker-oplossing
Verwachte oplevering: Onbekend
- Vervangt op termijn de huidige geïntegreerde IDnow-oplossing.
- Geen aparte overeenkomst met DataChecker meer nodig.
- Ondersteuning voor geïntegreerde identiteitsverificatie binnen HelloFlex.
- Onderdeel van onze verdere investering in aantoonbare identiteitscontroles binnen WTTA-processen.
Expliciete verstrekking na ondertekening
Verwachte oplevering: Onbekend
- Extra ondersteuning direct na digitale ondertekening.
- Downloadmogelijkheid voor de arbeidskracht.
- Notificaties over beschikbaar gestelde documenten.
- Uitbreiding van logging rondom toegang en raadpleging van documenten.
- Gericht op een sterkere aantoonbaarheid van documentverstrekking.
Afdwingbare beschikbaarheid van documenten na uitdiensttreding
Verwachte oplevering: Onbekend
- Ondersteuning om te borgen dat arbeidsovereenkomsten gedurende de vereiste periode beschikbaar blijven voor arbeidskrachten.
- Signalering wanneer beschikbaarheid niet meer voldoet aan de ingestelde bewaartermijnen.
- Ondersteuning voor auditrapportages en aantoonbaarheid van beschikbaarheid.
- Gericht op het afdwingen en controleerbaar maken van naleving van de WTTA-eisen rondom portalbeschikbaarheid.
Toekomstbestendige verlofwaardering
Verwachte oplevering: Onbekend
- Vernieuwing van de manier waarop verlofdagen worden gewaardeerd binnen HelloFlex en FlexService.
- Beter aansluiten op de actuele cao-regels en arbeidsvoorwaarden van de inlener.
- Minder afhankelijkheid van historische reserveringsmethodieken.
- Ondersteuning voor meerdere cao’s vanuit één uniforme waarderingssystematiek.
- Verkleint compliance-risico’s en ondersteunt een correcte verwerking van verlofrechten vanaf 2027.
Ondersteuning Beloningsregister
- Verdere ondersteuning van gegevens uit het Beloningsregister.
- Minder handmatige verwerking van beloningsinformatie.
- Eenvoudigere toepassing van beloningsgegevens binnen de midoffice.
- Ondersteunt een efficiëntere inrichting van gelijkwaardige beloning.
WTTA-proof declaraties
Verwachte oplevering: onbekend
- Vastleggen van begin- en eindtijden.
- Registratie van niet-betaalde pauzes.
- Ondersteuning voor werklocatiegegevens.
- Versterkt de aantoonbaarheid van gewerkte tijd en arbeidsomstandigheden.
Verwachte einddatum contracten
- Ondersteuning voor een verwachte einddatum naast een formele einddatum.
- Beschikbaar in HelloFlex én via de API.
- Ondersteunt de WTTA-verplichting om een vermoedelijke einddatum vast te leggen en te communiceren wanneer deze bekend is.
DataChecker-plugin
- Uitgebreide identiteits- en documentverificatie als aanvullende module.
- Ondersteunt onder meer ID-selfie verificatie en Right to Work-controles.
- Gecontroleerde documenten worden automatisch teruggekoppeld naar het personeelsdossier.
- Geeft inzicht in verificatiestatussen en afkeuringsredenen.
In dit overzicht vind je de meest gestelde vragen rond de Wet toelating terbeschikkingstellen van arbeidskrachten.
Veelgestelde vragen
Wat is de WTTA?
De WTTA (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten) is nieuwe wetgeving die ervoor zorgt dat organisaties die arbeidskrachten ter beschikking stellen, moeten aantonen dat zij voldoen aan wettelijke kwaliteitseisen. De wet stelt eisen aan onder andere de administratie, loonverwerking, identificatie van arbeidskrachten en de aantoonbaarheid van processen. Met de WTTA wil de overheid een eerlijkere en transparantere arbeidsmarkt creëren.
Wanneer gaat de WTTA in?
De WTTA treedt op 1 januari 2027 in werking. Voor organisaties die arbeidskrachten ter beschikking stellen betekent dit dat zij moeten voldoen aan de toelatingsplicht en de bijbehorende eisen. Via deze pagina houden wij je op de hoogte van ontwikkelingen rondom de wet en laten wij zien hoe HelloFlex klanten ondersteunt bij de voorbereiding hierop.
Voor wie geldt de WTTA?
De WTTA is bedoeld voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen, zoals uitzendorganisaties, detacheerders en andere organisaties die personeel aan derden uitlenen. Afhankelijk van je dienstverlening kunnen verschillende onderdelen van de wet op jouw organisatie van toepassing zijn.
Heb ik HelloFlex nodig om aan de WTTA te voldoen?
HelloFlex ondersteunt organisaties bij het vastleggen, verwerken en aantoonbaar maken van gegevens en processen die voor de WTTA relevant zijn. Onze software helpt bij het creëren van inzicht, controle en aantoonbaarheid, zodat organisaties zich beter kunnen voorbereiden op de eisen die de WTTA stelt.
De WTTA vraagt echter om meer dan alleen software. Om aantoonbaar aan de wet te voldoen, moeten processen, documentatie, organisatorische maatregelen en systemen goed op elkaar aansluiten. WTTA-compliance ontstaat uit het samenspel van deze onderdelen.
Daarom investeren wij niet alleen in softwarefunctionaliteit, maar ook in kennisdeling en informatievoorziening. Via deze WTTA-pagina maken wij transparant welke onderdelen door HelloFlex kunnen worden ondersteund en welke verantwoordelijkheden bij de onderneming zelf liggen.
Dus nee, WTTA-compliance blijft altijd de verantwoordelijkheid van de onderneming zelf. HelloFlex ondersteunt organisaties echter actief met softwarefunctionaliteit, kennisdeling en informatievoorziening, zodat zij beter in staat zijn om aan de WTTA-eisen te voldoen en dit aantoonbaar te maken.
Welke onderdelen ondersteunt HelloFlex?
HelloFlex ondersteunt verschillende onderdelen die bijdragen aan WTTA-compliance, waaronder:
- het vastleggen van contract- en persoonsgegevens;
- documentbeheer en dossieropbouw;
- loon- en facturatiegegevens;
- auditvoorbereiding en aantoonbaarheid;
- koppelingen met salaris- en financiële systemen;
- ondersteuning van administratieve processen.
Per normenkader maken we inzichtelijk welke ondersteuning HelloFlex biedt en waar de verantwoordelijkheid van de onderneming blijft liggen.
Welke onderdelen moet ik zelf regelen?
Niet alle WTTA-eisen kunnen met software worden ingevuld. Je blijft zelf verantwoordelijk voor onder andere:
- de juridische inrichting van je onderneming;
- correcte belastingaangiften en afdrachten;
- interne processen en controles;
- de beschikbaarheid van bewijsstukken;
- het naleven van wet- en regelgeving;
- de voorbereiding op een WTTA-audit.
HelloFlex ondersteunt waar mogelijk, maar neemt deze verantwoordelijkheden niet over.
Hoe bereid ik mij voor op een audit?
Een goede voorbereiding begint met inzicht. Controleer of je administratie volledig en actueel is, of processen goed zijn ingericht en of je de benodigde documentatie direct kunt overleggen. Op onze pagina met normenkaders lees je per WTTA-norm welke bewijslast gevraagd kan worden, welke controles belangrijk zijn en hoe HelloFlex hierbij ondersteunt.
Komt er nog meer functionaliteit?
Ja. We werken continu aan nieuwe functionaliteiten die organisaties helpen bij de voorbereiding op de WTTA. Op de Roadmap vind je welke onderdelen momenteel in ontwikkeling zijn, welke worden onderzocht en welke gepland staan. Zo blijf je op de hoogte van alle WTTA-ontwikkelingen binnen HelloFlex.
Kan ik nu al beginnen?
Absoluut. Hoewel de WTTA gefaseerd wordt ingevoerd, is dit hét moment om je processen en administratie alvast tegen het licht te houden. Hoe eerder je inzicht hebt in eventuele aandachtspunten, hoe beter je voorbereid bent op de toelatingsplicht en een toekomstige audit. Via deze pagina helpen we je stap voor stap op weg met informatie, documentatie, trainingen en nieuwe functionaliteiten.
Hoe weet ik welke WTTA-normen voor mijn organisatie relevant zijn?
Niet iedere norm heeft dezelfde impact op iedere organisatie. Op onze pagina met normenkaders leggen we per norm uit wat de wet vraagt, hoe relevant deze is voor HelloFlex-klanten en op welke manier HelloFlex ondersteuning biedt.
Waar kan ik de voortgang van de WTTA-functionaliteiten volgen?
Op onze Roadmap in de tab Productontwikkeling vind je een actueel overzicht van alle WTTA-functionaliteiten. Per onderdeel zie je of deze al beschikbaar is, in ontwikkeling is, wordt onderzocht of nog gepland staat. Zo weet je precies welke ondersteuning je van HelloFlex kunt verwachten.
Wat als ik meer in detail wil weten?
Wil je je verder verdiepen in de WTTA en wat deze concreet betekent voor jouw organisatie? Voor HelloFlex-klanten bieden we aanvullende informatie en ondersteuning, waaronder een uitgebreide WTTA-FAQ in Zendesk, praktische kennissessies en toekomstige e-learnings.
Hier plaatsen we korte updates zodra er nieuwe informatie beschikbaar is. Aan de hand van de publicatiedatum zie je in één oogopslag welke update er zijn toegevoegd.
Het laatste nieuws
Binnenkort: praktische WTTA-trainingen voor HelloFlex-klanten
De voorbereidingen op de WTTA zijn in volle gang. Maar weten wat er in de norm staat, is iets anders dan weten wat dit concreet betekent voor je dagelijkse processen.
Daarom organiseert HelloFlex binnenkort speciale praktijkgerichte WTTA-trainingen voor HelloFlex-klanten.
Van WTTA naar de praktijk in HelloFlex
Tijdens de trainingen kijken we kort naar wat de WTTA van uitzendorganisaties vraagt, maar ligt de nadruk vooral op de vertaalslag naar de praktijk: hoe komen deze eisen terug in je dagelijkse werkzaamheden én in het gebruik van HelloFlex en FlexService?
Aan de hand van een praktisch proces nemen we je mee langs belangrijke onderdelen van de backoffice. Van identificatie en arbeidsovereenkomst tot plaatsing, urenregistratie, verloning, facturatie en dossiervorming.
Daarbij kijken we steeds naar wat je moet registreren en controleren, wat HelloFlex en FlexService hierin ondersteunen én wat je bij een eventuele controle moet kunnen terugvinden en aantonen.
Geen algemene theoretische WTTA-training dus, maar een hands-on sessie waarin WTTA en het werken met HelloFlex samenkomen.
Inschrijving binnenkort geopend!
De trainingsdata en locaties maken we binnenkort bekend. HelloFlex-klanten ontvangen hiervoor een aparte uitnodiging met de mogelijkheid om zich in te schrijven.
Samen voorbereid op de WTTA. Van norm naar praktijk.
HelloFlex werkt aan WTTA-proof declaraties
De WTTA roept bij veel organisaties praktische vragen op. Wat betekenen de nieuwe eisen bijvoorbeeld voor de registratie van gewerkte uren? En hoe gaat HelloFlex dit ondersteunen?
Naar aanleiding van vragen van klanten over WTTA norm 5.5 geven we graag meer duidelijkheid over de richting die we hierin kiezen. De bestaande declaratie in HelloFlex wordt uitgebreid, zodat organisaties hun urenregistratie beter kunnen laten aansluiten op de eisen van de WTTA.
Meer detail in de bestaande declaratie
Voor een sluitende en controleerbare urenregistratie vraagt WTTA norm 5.5 onder andere om begin- en eindtijden, niet-betaalde pauzes en de werklocatie.
Daarom ontwikkelen we WTTA-proof declaraties. De bestaande declaratie wordt uitgebreid met de mogelijkheid om deze aanvullende gegevens vast te leggen. We introduceren dus geen volledig nieuw tijdschrijfproduct: de vertrouwde declaratie blijft het uitgangspunt.
Zelf bepalen waar je dit inzet
Organisaties houden zelf controle over waar de uitgebreidere registratie wordt gebruikt. Afhankelijk van de inrichting kan de aanvullende registratie niet worden getoond, optioneel zijn of verplicht worden gemaakt.
Zo kan de nieuwe manier van registreren gefaseerd worden ingevoerd, bijvoorbeeld eerst bij klanten of situaties waar dit nodig is.
Voor kandidaten en goedkeurders blijft het bestaande proces zoveel mogelijk herkenbaar. Tegelijkertijd zorgen de aanvullende gegevens voor meer inzicht in de onderliggende werktijden en locatie, waardoor de registratie beter controleerbaar en herleidbaar wordt.
Gefaseerde ontwikkeling
De oplossingsrichting is inmiddels uitgewerkt en wordt gefaseerd ontwikkeld en beschikbaar gesteld. Definitieve details en beschikbaarheidsmomenten delen we zodra deze zijn vastgesteld.
Voor latere fases onderzoeken we daarnaast mogelijkheden voor gegevensuitwisseling met externe systemen.
Benieuwd wat norm 5.5 precies vraagt, wat dit betekent voor jouw organisatie en hoe HelloFlex hierbij ondersteunt? Bekijk dan norm 5.5 – Loonadministratie & urenregistratie voor alle details.
Van klantvraag naar productverbetering: hoe HelloFlex WTTA-vraagstukken onderzoekt
De WTTA brengt veel nieuwe verplichtingen met zich mee. Tegelijkertijd merken we dat organisaties niet alleen behoefte hebben aan software, maar vooral aan duidelijkheid over hoe de wet in de praktijk moet worden toegepast. Bij HelloFlex ontvangen we regelmatig vragen van klanten over de uitvoerbaarheid van WTTA-eisen. Eén van die vragen ging over de elektronische ondertekening van arbeidsovereenkomsten en de bijbehorende documentatie.
Luisteren naar signalen uit de praktijk
Tijdens gesprekken met klanten merkten we dat dit onderwerp veel organisaties bezighoudt. Niet omdat men de wet niet wil naleven, maar omdat de gekozen oplossing grote invloed kan hebben op dagelijkse processen, gebruiksgemak, kosten en de ervaring van flexkrachten. Voor ons was dit aanleiding om het vraagstuk verder te onderzoeken.
Van vraag naar verduidelijking
Om meer inzicht te krijgen in de praktische toepassing van de WTTA hebben wij het onderwerp besproken met Normec. Normec heeft deze vraag vervolgens voorgelegd aan de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Op basis van een mondelinge terugkoppeling die wij via Normec hebben ontvangen, lijkt er ruimte te zijn voor het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening (AES) bij de aantoonbaarheid van arbeidsovereenkomsten en de bijbehorende documentatie. Omdat hierover op dit moment nog geen officiële publicatie of schriftelijke bevestiging beschikbaar is, wachten wij verdere verduidelijking af. Zodra hierover meer bekend is, zullen wij deze informatie uiteraard delen.
Wat betekent dit voor HelloFlex-klanten?
HelloFlex ondersteunt vandaag de dag al een geavanceerde elektronische handtekening (AES, Sign Level 3) inclusief een uitgebreid ondertekeningsrapport. Hiermee wordt het volledige ondertekeningsproces vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Daarnaast onderzoeken wij op basis van onze WTTA-analyse welke aanvullende mogelijkheden organisaties kunnen helpen om processen en documentatie nog beter aantoonbaar te maken.
Meer dan alleen software
Dit voorbeeld laat zien hoe wij omgaan met WTTA-vraagstukken. Wanneer klanten in de praktijk tegen onduidelijkheden aanlopen, proberen wij deze signalen niet alleen te verzamelen, maar ook actief te onderzoeken. Daarbij combineren we inzichten uit de markt, gesprekken met specialisten, feedback van klanten en onze kennis van processen binnen de flexbranche. De uitkomsten gebruiken we vervolgens om klanten te informeren én om onze software verder te ontwikkelen. WTTA-compliance gaat uiteindelijk over meer dan software alleen. Het vraagt om een goede samenhang tussen processen, documentatie, organisatie en systemen. Juist daarom investeren we niet alleen in functionaliteit, maar ook in kennisdeling en transparantie over de keuzes die organisaties moeten maken.
Zo helpen we klanten niet alleen met de uitvoering van WTTA-processen, maar ook met het verkrijgen van de inzichten die nodig zijn om zich goed voor te bereiden op de wet.
Op deze plek vind je handige documenten, handleidingen en verwijzingen naar externe bronnen die je ondersteunen bij de WTTA.
Documenten
Links
Over de WTTA
Lees meer over de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA), waarom deze wet is ingevoerd, voor wie deze geldt en wat dit betekent voor uitleners en inleners.
Belangrijke data WTTA
Bekijk de officiële tijdlijn van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) met de belangrijkste data, deadlines en momenten rondom de invoering van de WTTA.
Normenkader
Ontdek aan welke eisen je als uitlener moet voldoen om toegelaten te worden en te blijven. Het normenkader vormt de basis voor de WTTA-toelating en de periodieke inspecties.
→ Bekijk het normenkader
Meld je aan voor onze WTTA-trainingen
De WTTA brengt veel vragen met zich mee. De WTTA vraagt straks niet alleen dat je processen goed hebt ingericht, maar ook dat je kunt aantonen dat je volgens de juiste werkwijze handelt. Tijdens deze training maken we daarom de vertaalslag van de WTTA naar jouw dagelijkse praktijk én het werken met HelloFlex en FlexService.
