Klik hier om de functies te bekijken.
UBplus Nieuwsbrief december 2021
- Nog eenvoudiger en sneller migreren met onze speciale HelloFlex Backoffice dienstverlening
- Interview met Diana Smits van BergWerk, over de migratie van UBplus naar HelloFlex
- Van UBplus naar HelloFlex: wat hebben we geleerd de afgelopen jaren en hoe worden migraties ervaren?
- Even voorstellen: Marc Kraijenhaide, Customer Success Team Lead
Migreer nu nog sneller met onze HelloFlex Backoffice dienstverlening
Als relatie van UBplus kom je de komende periode voor een belangrijke beslissing te staan, omdat UBplus op termijn stopt te bestaan. Vanuit HelloFlex group hebben wij al het grootste gedeelte van de UBplus relaties succesvol gemigreerd naar HelloFlex en doen dit ook graag voor jouw organisatie.
Bij een softwaremigratie is veel aandacht en inzet van uw zijde noodzakelijk, wat impact heeft op de dagelijkse werkzaamheden. Je kunt kiezen voor ons maatwerkproduct, maar speciaal voor onze UBplus-relaties hebben wij ook een standaard software-inrichting ontwikkeld welke uitgebreid kan worden met onze nieuwe dienstverlening: HelloFlex Backoffice.
Bij de HelloFlex Backoffice dienstverlening blijf je juridisch werkgever en ondersteunen wij je volledig op o.a. contractbeheer, verloning, betaling, facturatie, loonbelasting- en pensioenaangiften. Tevens heb je de mogelijkheid om de begeleiding bij de jaarlijkse NEN-controles uit te besteden aan HelloFlex Backoffice. Indien gewenst kun je ook zaken zoals verzuim en debiteurenbeheer aan ons uitbesteden.
Met de dienstverlening van HelloFlex Backoffice blijf je baas in eigen huis. Alle bedrijfsmatige beslissingen blijven in eigen hand door het behoud van het zelfstandig juridisch werkgeverschap en de eigen juridische structuur. Je kunt gebruik maken van collectieve inkoopafspraken die HelloFlex Backoffice heeft gemaakt met relevante leveranciers zoals kredietverzekering en bedrijfs- en ongevallenverzekering.
Meer weten over deze dienstverlening?
De voordelen van HelloFlex Backoffice
- Flexibiliteit en efficiëntie: geen vaste kosten voor je eigen backoffice en de mogelijkheid om de dienstverlening naar behoefte op en af te schalen
- Complete ontzorging: maak gebruik van onze best practice inrichting van werkprocessen
- Eenvoudige implementatie
- Alle kennis vanaf dag 1 in huis
- Complete ontzorging
- Centrale uitgevoerde controles t.b.v. brancheorganisatie en NEN
Diana Smits (BergWerk uitzendbureau) over de migratie naar HelloFlex
Kun je vertellen wat BergWerk doet en waar je onze software voor gebruikt?
BergWerk is een uitzendbureau in Harderwijk. We gebruiken jullie uitzendsoftware voor verloning, facturatie, werving en selectie en zijn recent overgestapt van UBplus naar HelloFlex.
Wat is de grootste uitdaging geweest tijdens het migratieproces?
De weg naar de migratie toe, en de uiteindelijke migratie zelf, is naar tevredenheid verlopen. Een vast contactpersoon was op locatie aanwezig tijdens de eerste verloning en ook na de migratie was zij nog bereikbaar voor vragen. Dit heb ik als erg prettig ervaren.
Na de migratie merk je pas goed wat FlexService als backoffice software inhoudt en hoeveel het verschilt ten opzichte van UBplus. FlexService is veel uitgebreider dan UBplus, waardoor het werken met FlexService in eerste instantie minder overzichtelijk lijkt. Mijn oplossing hiervoor was: stoppen met vergelijken en kijken naar de mogelijkheden!
"UBplus gaat uiteindelijk stoppen en ik denk dat FlexService een goede keus is geweest om op over te stappen, zeker ook met alle functionaliteiten die HelloFlex biedt."
Ik heb veel tijd gestoken in de verdieping in HelloFlex en FlexService en heb zoveel mogelijk zelf uitgezocht. Zo leer je de vele mogelijkheden van het programma het snelst kennen en kun je je werkwijze aanpassen aan het systeem waar nodig. Verder wil ik als tip aan anderen meegeven om de migratie niet alleen op te pakken, het is fijn als je met zijn tweeën het systeem van begin aan leert kennen.
Hoe kijk je nu terug op je keuze om te migreren?
UBplus gaat uiteindelijk stoppen en ik denk dat FlexService een goede keus is geweest om naar over te stappen, zeker ook met alle functionaliteiten die HelloFlex biedt. Ik verwacht ook dat daar onze grootste toegevoegde waarde van de overgang zal liggen. Voor de rest heeft het gewoon tijd nodig om een nieuw systeem te leren kennen. Met UBplus kon ik lezen en schrijven en nieuwe software is gewoon altijd even wennen.
Van UBplus naar HelloFlex: wat hebben we geleerd?
Maar wat is nu eigenlijk de stand van zaken? Wat hebben we geleerd en hoe wordt de migratie ervaren?
1. Onderzoek
Het eerste anderhalf jaar onderzochten wij alle verschillen tussen UBplus en HelloFlex en hoe wij deze verschillen het beste kunnen oplossen voor gebruikers van UBplus. Na dit uitvoerige onderzoek is er besloten om de UBplus gebruikers te migreren van UBplus naar HelloFlex. Hiervoor moest er veel gebeuren zoals; het bijbouwen van UBplus-functionaliteiten in HelloFlex en het automatisch kunnen converteren van brondata en loon-cumulatieven, zodat er ook tussentijds gemigreerd kan worden van UBplus naar HelloFlex.
2. Optimalisatie
In het tweede jaar is er gestart met de migratie van een aantal grote UBplus-gebruikers. Tijdens deze migraties hebben wij veel geleerd en is er een gestandaardiseerd plan van aanpak gemaakt voor de migratie. Inmiddels kunnen wij spreken van een geautomatiseerde migratie conform een vast plan van aanpak zodat er voor beide partijen geen verrassingen bestaan. Stap voor stap nemen wij de migratie door en we evalueren deze op vaste momenten.
3. Succes
Afgelopen jaar zijn er wederom veel UBplus-gebruikers succesvol gemigreerd naar HelloFlex. Voor alle gebruikers is het nieuwe pakket even wennen omdat het anders werkt. Maar na eenmaal gewend te zijn, ontdekken zij de voordelen van het nieuwe pakket. Denk hierbij aan het werken in de cloud, een complete front-office oplossing, het automatisch versturen van formulieren, het correct toepassen van de CAO en het ontvangen van alerts wanneer een kandidaat bijvoorbeeld naar een andere fase gaat.
Even voorstellen: Marc Kraijenhaide, Customer Success Team Lead HelloFlex group
Ik ben Marc Kraijenhaide, 43 jaar. Inmiddels ruim 3 jaar werkzaam voor HelloFlex group, waarbij ik sinds afgelopen jaar de rol van Customer Success Team Lead van Customer Success vervul voor Team Blauw. In deze functie ben ik verantwoordelijk voor een groep van 7 Customer Success Consultants en zo’n 250 klanten.
Vanuit de rol als implementatieconsultant heb ik de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan bij het implementeren van de HelloFlex software bij UBplus-gebruikers. Vanuit deze trajecten weet ik dat bij het overstappen naar een ander softwarepakket veel komt kijken; datamigratie, nieuwe functies, andere werkwijzen, et cetera.
"Ik merk dat onze nieuwe klanten de voordelen zien en ervaren en daarbij heel blij worden van de verbeteringen."
We hebben de afgelopen jaren een aantal verbeteringen doorgevoerd bij het migreren van UBplus naar HelloFlex en FlexService. Toch blijft elke migratie maatwerk en dit vereist altijd een goede samenwerking tussen onze klanten en onze consultants. Beide systemen doen uiteindelijk hetzelfde maar wel op een eigen manier. Om je als gebruiker beter te kunnen ondersteunen hebben we de afgelopen tijd veel geïnvesteerd in het onboardingsprogramma van HelloFlex Learnings, waardoor het werken met HelloFlex veel sneller wordt opgepakt.
Uiteindelijk merk ik dat onze nieuwe klanten de voordelen zien en ervaren en daarbij heel blij worden van de verbeteringen. Hierdoor ben ik altijd weer trots als we er weer een tevreden HelloFlex-klant bij hebben.
Ik kijk uit naar een mooie en fijne samenwerking met de klanten die voor de HelloFlex software kiezen!
Afspraak inplannen om te migreren?
Wil je een afspraak maken om uw migratie te plannen of heb je vragen over de migratie, neem dan contact op met onze Sales afdeling.