HelloFlex

FlexService Updates

FlexService Updates

De belangrijkste AVG maatregelen voor FlexService

In de afgelopen Updates hebben we al veel verteld over de AVG maatregelen in FlexService. Wat is er veranderd en welke nieuwe functies staan er tot je beschikking? Hoe helpt FlexService je om persoonsgegevens te verwerken en te bewaren volgens de AVG? Lees er meer over in deze FlexService Updates.

Daarnaast herinneren we je ook graag aan een aantal belangrijke zaken:​​

  • de FlexService en HelloFlex verwerkersovereenkomsten
  • de AVG webinars op 26 en 28 juni

Bewaartermijnen verlengen

Wil jij waardevolle data langer bewaren dan voorgeschreven door de AVG? Via de module TeDoen kan een contactmoment worden aangemaakt voor het verzoek tot verlenging van de bewaartermijn. Bij goedkeuring wordt de bewaartermijn met een jaar verlengd. De toestemming voor het verlengen van de bewaartermijn kun je ook terugzien onder contactmomenten in FlexService.

Geautomatiseerd verlengingsverzoeken sturen met HelloFlex Surveys
Met HelloFlex Surveys kan je klanten en kandidaten vragen de bewaartermijn te verlengen. Je stelt in hoeveel dagen de vraag vóór het verstrijken van de bewaartermijn moet worden verstuurd, en Surveys  vraagt hen automatisch toestemming om deze termijn te verlengen. De nieuwe bewaartermijn wordt bij toestemming direct in HelloFlex en FlexService doorgevoerd. Zo heb je nog meer controle over je gegevens en verklein je de kans dat je belangrijke gegevens verliest.

Documenten volledig verwijderen

Nog grondiger je FlexService database opschonen? Vanaf nu verwijder eenvoudig documenten waar de bewaartermijn van is verlopen. Ook documenten die je al eens verwijderd hebt uit het Dossier, maar die nog wel op je server staan, kun je met terugwerkende kracht alsnog van de server verwijderen. Dit doe je in de module Proces > tab BestandenVerwijderen

Bewaartermijnen instellen per document

Vanaf deze update kun je ook bewaartermijnen definieren en koppelen aan documenttemplates.  Dit doe je in de module Proces > tab DocumentOpschonen > subtab BewaartermijnBepalen.  De bewaartermijnen die je hebt bepaald in het domein Bewaartermijnsoort kunnen hier aan documenttemplates worden gekoppeld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen documenttemplates voor ‘Dossier, taken en contacten’, ‘Certificaten’ en andere documenten.

Overzicht van documenten

Daarnaast is een overzichtspagina gemaakt waarop alle in FlexService aanwezige documenten getoond worden. Ga daarvoor naar module Proces > tab DocumentOpschonen > subtab BewaartermijnBeheren. Op basis van de ingestelde bewaartermijn wordt indien mogelijk per documenttemplate de datum getoond waarop de bewaartermijn verloopt. Zo kun je snel de documenten selecteren en opschonen die je wilt verwijderen. Hierbij worden ze ook direct van de server verwijderd.

10 vragen over de verwerkersovereenkomst

Processors are companies that process personal data on your instructions and on the basis of your written instructions. FlexService and HelloFlex are software service providers and can be regarded as processors, unless the processing takes place on your own servers.

If you use our software on your own servers, FlexService is not a processor and you do not have to conclude an agreement with us. In specific cases, it is possible that our employees – for example in the context of bug fixing – can access your data with your permission. In that case, it is sufficient that we have agreed on a confidentiality with you in the agreement.

The GDPR states that you must have a processing agreement with FlexService, and if applicable also HelloFlex. In this context, we offer all FlexService users a standard agreement that complies with the GDPR. In addition, we want to supply our standard products at the most affordable rate. It is not appropriate to conclude separate agreements with all our customers.

Het spreekt vanzelf dat onze overeenkomsten AVG proof zijn. De AVG overeenkomsten voor FlexService en HelloFlex zijn opgesteld door advocatenkantoor van Benthem & Keulen. Alle relevante bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn in de overeenkomsten opgenomen.

Ja, dat doen we zeker. Onze hosting vindt plaats bij Previder (HelloFlex) en Dutch Cloud (FlexService). De opslag hiervan vindt plaats in Nederland. Voor HelloFlex Planning maken we gebruik van de planningsoftware van Integral. De hosting van deze data vindt plaats bij MS Azure, tenzij hierover andere afspraken gemaakt zijn. Met alle partijen zijn bewerkersovereenkomsten afgesloten.

We sluiten niet uit dat we in de toekomst gebruik zullen maken van andere subverwerkers. Daarom is in de standaard overeenkomst geregeld dat je hier in principe mee akkoord gaat. Wel zullen we je altijd van tevoren informeren over het inschakelen van nieuwe subverwerkers. Je hebt dan altijd de gelegenheid om daar bezwaar tegen te maken.

Een groot deel van onze software wordt gebouwd door ons softwareontwikkelbedrijf SharpMinds in Oekraïne. In uitzonderlijke gevallen is het nodig om de hulp van deze specialisten in te schakelen. Hiervoor geef je altijd vooraf toestemming. We hebben met SharpMinds Oekraïne een verwerkersovereenkomst gesloten waarin goede afspraken gemaakt zijn over autorisatie, logging en geheimhouding.

Omdat er in deze gevallen sprake is van een verwerking buiten Europa dienen hiervoor op grond van de wet passende waarborgen voor geboden te worden. Dit doen we door gebruik te maken van door de Europese Commissie vastgestelde standaardbepalingen (model-clauses). Omdat deze formeel alleen tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de partij buiten de EU kunnen worden gesloten, vragen wij je in de verwerkersovereenkomst namens jou een dergelijke overeenkomst te sluiten.

De implementatie van de AVG vraagt veel samenwerking en tijd. Door de AVG hebben verwerkers meer verplichtingen gekregen. Deze kosten willen we niet aan je doorberekenen. Wel hebben we ervoor gekozen om een bescheiden bijdrage te vragen voor de nalevingsrapportage. Bovendien hebben we ervoor gekozen om klanten deze bijdrage slechts één keer te laten betalen, ook als ze meerdere producten afnemen. In de verwerkersovereenkomsten voor zowel FlexService als HelloFlex staat meer informatie over de nalevingsrapportage.

Indien wij toerekenbaar tekortschieten in de naleving van de verwerkersovereenkomst zijn wij aansprakelijk. Op grond van onze algemene voorwaarden die we met je overeengekomen zijn is deze aansprakelijkheid echter wel beperkt. In het geval jij de overeenkomst niet nakomt dan geldt voor ons een vrijwaring voor schade en boete.

De verwerwerkersovereenkomst moet door zowel de verantwoordelijke als de verwerker worden getekend.
  • Print de verwerkersovereenkomst(en)
  • Vul de gegevens van je bedrijf in
  • Onderteken de overeenkomst (rechtsgeldig persoon)
  • Scan en mail de getekende overeenkomst(en) naar verwerkersovereenkomst@helloflexgroup.com
  • Je ontvangt vervolgens een getekend exemplaar retour
Heb je nog vragen: mail ze dan naar persoonsgegevens@helloflexgroup.com.

Vragen over de jaarwerkversie? Neem gerust contact op.

Indien je specifieke vragen hebt rondom de jaarwerkversie 2021-2022, neem dan contact met ons op via 088 664 64 00.