De afgelopen weken hebben wij alle voorbereidingen getroffen voor de FlexService jaarwerkversie 2020-2021. Naast de jaarlijks noodzakelijke aanpassingen, is de grootste wijziging dit jaar dat payrollwerknemers per 1 januari 2021 recht hebben op een adequaat pensioen conform de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab).
In eerdere updates hebben we je al het nodige verteld over de adequate pensioenregeling en wat de gevolgen zijn voor jou als FlexService gebruiker. In deze update zetten we de belangrijkste feiten nog eens op een rij.
Volgens de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) hebben payrollwerknemers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers in loondienst met eenzelfde functie. Dat betekent onder andere dat payrollwerknemers per 1 januari 2021 recht hebben op een adequaat pensioen (Wet Waadi, artikel 8).
Wanneer jij vanaf 1 januari werknemers met een payrollovereenkomst in dienst hebt, moet je ervoor zorgen dat de payrollwerknemer zich kan aansluiten bij dezelfde pensioenregeling zoals die bij de opdrachtgever geldt of voor een adequate pensioenregeling.
Op basis van de beperkt beschikbare informatie zijn de noodzakelijke voorbereidingen inmiddels getroffen om het adequate pensioen per 1 januari 2021 in FlexService te faciliteren. FlexService zal de berekening vanaf 1 januari in ieder geval voor Brand New Day ondersteunen. De berekening voor andere pensioenverzekeraars dan Brand New Day kunnen wij per 1 januari 2021 niet ondersteunen.
FlexService levert zelf geen pensioenberichten aan pensioenverzekeraars. We hebben afspraken gemaakt met STP Connect, die de koppeling verzorgt voor meerdere pensioenverzekeraars, waaronder Brand New Day. STP Connect is voornemens om ook Nationale Nederlanden en ABN AMRO PPI te ondersteunen.
Brand New Day en de andere pensioenverzekeraars kunnen naar verwachting nog geen pensioenberichten van periode 1 (eind januari 2021) ontvangen. In de payrollbranche is het gebruikelijk om weekgegevens te verwerken en daar zijn deze pensioenverzekeraars nog niet op ingericht. De verwachting is, dat de eerste berichten pas in maart 2021 verwerkt kunnen worden.
Op het moment dat je een adequate pensioenregeling wilt aanbieden aan kandidaten, moet je hierover zelf afspraken maken met een pensioenverzekeraar. Vooralsnog adviseren wij om dit te doen met de pensioenverzekeraar Brand New Day.
Het verwerken van de gewerkte uren in FlexService vindt plaats op basis van verwerkingsweken: dit kunnen 52 of 53 weken per jaar zijn. Een gewerkte week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Hierdoor komt het voor dat in de eerste week van het nieuwe jaar of in de laatste week van het oude jaar, er dagen van het voorgaande of komende jaar zitten. Voor de komende jaren geldt het volgende:
Jaarovergang 2020 – 2021 = 1 t/m 3 januari 2021 valt in week 53 van 2020
Jaarovergang 2021 – 2022 = 1 en 2 januari 2022 vallen in week 52 van 2021
Jaarovergang 2022 – 2023 = 1 januari 2023 valt in week 52 van 2022
Afhankelijk van de methode van verlonen en/of factureren zal hier met een jaarovergang op een bepaalde manier mee worden omgegaan. Declaraties die na de jaarovergang worden verwerkt, worden altijd financieel in het huidige verwerkingsjaar opgenomen. Indien gewenst maak je zelf aan het einde van het jaar een inschatting van de nog niet verloonde- en gefactureerde uren. Dit maakt het mogelijk om voor deze inschatting een voorziening te treffen in je boekhouding. Verwerkte nagekomen declaraties moeten handmatig op deze voorziening worden gecorrigeerd.
In week 2020-53 zitten ook vrijdag 1, zaterdag 2 en zondag 3 januari 2020. Deze dagen zitten in de 53e week van 2020. De gewerkte uren op deze dagen worden dus verwerkt in week 2020-53 en de omzet en kosten vallen ook in 2020.
Voor deze vormen van verloning en facturatie geldt dezelfde systematiek zoals voor weekverloning met weekfacturatie. Dit betekent dus dat gewerkte uren op vrijdag 1, zaterdag 2 en zondag 3 januari 2020 in het boekjaar 2020 worden verwerkt, aangezien deze uren in verwerkingsweek 2020-53 vallen.
Bij weekverloning met maandfacturatie loopt de verwerking van de uren gelijk met de gewerkte weken. Dit betekent dat de dagen 1, 2 en 3 januari boekhoudkundig worden opgenomen in 2020, aangezien de gewerkte uren in de laatste week van 2020 vallen. Let op: doordat er bij deze verloningsvorm per maand wordt gefactureerd, zal er op de balans een saldo blijven staan tussen “nog te factureren omzet” en “gefactureerde omzet“. Deze factuurregels (en dus de omzetboekingen) zijn namelijk gemaakt bij de verwerking van de gewerkte weken in 2020, maar worden pas gefactureerd in 2021.
Voor maandverloning kan het gebruikelijke schema worden gebruikt, oftewel de gewerkte uren in december 2020 kunnen vanaf 1 januari 2021 worden betaald en gefactureerd. Deze verwerking vindt nog plaats op week 2020-53. Dat betekent dat zowel de kosten als de omzet van de gehele maand december in 2020 worden verantwoord in boekjaar 2020.
Bij periodeverloning wordt het vaste salaris per maand betaald en zal de facturatie per week of per 4 weken worden gedaan. De week waarin de declaraties worden verwerkt, is bepalend voor het boekjaar waarin de kosten en de omzet worden opgenomen.
