Met het einde van het jaar in zicht, treffen wij de laatste voorbereidingen voor de FlexService jaarwerkversie 2023-2024. Naast de jaarlijks noodzakelijke aanpassingen, zijn er enkele wijzigingen ingegeven door wijzigingen in wet- en regelgeving. In deze update vind je de link naar het document met aandachtspunten voor de eerste verloning van 2024, de verwachte releasedata van de jaarwerkversies en informatie over de verloning en facturatie rondom de jaarovergang.
■ donderdag 14 december 2023 = update 5.0.2351.1
■ vrijdag 29 december 2023* = 5.0.2351.2
* datum is onder voorbehoud
Er zijn nieuwe aandachtspunten voor het verlonen in 2024. Het is verstandig de punten goed door te nemen en de gegevens goed te controleren voordat je gaat verlonen om eventuele correcties te voorkomen.
Vanaf 1 januari is er een wijziging in de StiPP pensioenteling. Hiervoor dien je zelf een aanpassing te doen in FlexService vóór de eerste verloning van 2024.
Klik hier om naar de FAQ te gaan voor meer uitleg en hoe je dit instelt.
Vanaf 1 januari 2024 wordt de maximum voor de onbelaste kilometervergoeding verhoogd. Klik hier om naar de FAQ te gaan voor meer uitleg en mogelijke acties die je dient uit te voeren.
Vanaf 1 januari 2024 vervallen er een aantal CAO’s wat onder andere invloed heeft op je loonaangiftes.
Klik hier om naar de FAQ te gaan voor meer uitleg en mogelijk acties die je dient uit te voeren.
Op dit moment zijn, zoals gebruikelijk, nog niet alle pensioenwaardes bekend. Onderstaande vaste waardes zijn nog niet bekendgemaakt en derhalve niet opgenomen in de ModelAdministrator. Dit zal dus achteraf toegevoegd worden middels een script of in de nieuwe versie. Het gaat om onderstaande waardes:
| BPF Schilders | BPF Recreatie |
| Maximum premieuurloon | Maximimum premieuurloon |
| Uurfranchise | Uurfranchise |
| Collectief pensioen werkgever | Premie werkgever |
| Collectief pensioen werknemer | Premie werknemer |
Onderstaande waardes zijn inmiddels bekend:
| Adequaat pensioen BND | BPF Bouw |
| Maximum premieuurloon | Uurfranchise |
| Uurfranchise | Maximum premiejaarloon |
| Premie werkgever | Premie werkgever |
| Premie werknemer | Premie werknemer |
Voor StiPP zijn de definitieve pensioenwaardes nog niet bekendgemaakt, de voorlopige waardes wel. Wanneer de definitieve waardes afwijken van de voorlopige, dan zullen deze naderhand nog worden aangepast middels een script.
Vanaf 2024 geldt er een minimum uurloon. Dit houdt in dat het minimumloon niet meer varieert op basis van het aantal werkuren in een week. Dit kan invloed hebben op je contracten en je marge. Klik hier om naar de betreffende FAQ toe te gaan voor meer informatie.
Het heeft met name ook gevolgen voor de berekening van het minimum maandloon bij periodeverloning. Op welke manier worden de minimum lonen gecontroleerd?
Voor de controles in het contract en declaratie wordt het uurloon zoals gepubliceerd gehanteerd. Hierbij wordt rekening gehouden met BBL, jeugdlonen en loondispensatie.
Dit speelt vooralsnog alleen een rol bij het actief maken van het contract. Er is een signalerende controle toegevoegd die vanaf 2024 checkt of het ingevulde salaris voldoet aan het berekende minimum maandloon. Het ‘Bedrag per maand’ wordt als volgt berekend:
(aantal arbeidsuren in jaar * minimum uurloon)/12 (afgerond naar boven, 2 decimalen).
Om vanuit een uurloon naar een maandloon te komen, worden afhankelijk van de situatie de onderstaande rekenregels gehanteerd.
1) Er is een werkpatroon ingevuld in de declaratie
2) Er is geen werkpatroon ingevuld in het contract
Als een werkpatroon is ingevuld, dan moet voortaan het aantal uren dat daar is ingevuld overeenkomen met het aantal doeluren. Hierop wordt gecontroleerd bij het actief maken van een contract en dit is een blokkerende controle.
Op grond van het Belastingplan 2024 is het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte van de werkkostenregeling voor het kalenderjaar 2024 verlaagd van 3% naar 1,92%.
Vanaf 2024 komt het Jeugd-LIV te vervallen. De rapporten ‘3883 Jeugd Lage-inkomensvoordeel indicatielijst detail (export)’ en ‘3883 Jeugd Lage-inkomensvoordeel indicatielijst (export)’ zijn aangepast. Ze zullen tot 2023 de gegevens berekenen en de melding ‘Geen gegevens gevonden’ tonen bij een opvraging voor 2024 of later.
Voor de loonaangifte van 2024 zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:
Tevens is een aantal controles dat nodig is om de uitgangssituatie voor het jaarwerk te controleren aangezet, mochten ze uit zijn gezet.
Liever het jaarwerk uitbesteden? Zorg ervoor dat je dit voor de deadline van 10 december laat weten. Op basis daarvan maken wij een planning. Let erop dat je alle uitgevraagde informatie aanlevert, dit helpt ons het jaarwerk tijdig door te kunnen voeren.
Bovengenoemde en de andere aandachtspunten en acties vind je in het jaarwerkdocument, lees deze goed door. Download het jaarwerkdocument via onderstaande knop
LET OP: Ook bij het uitbesteden van de uitvoering van het jaarwerk aan HelloFlex, zijn er nog wel acties van jou nodig. In het laatste hoofdstuk van het jaarwerkdocument ‘Checklist activiteiten’, is te lezen welke acties van jou nodig zijn (zowel bij het zelf uitvoeren van het jaarwerk als uitbesteding aan HelloFlex). Volg deze op om het jaarwerk soepel te laten verlopen.
Verwerkingen in FlexService vinden plaats op basis van verwerkingsweken. Dit zijn er 52 of 53 per jaar. Een gewerkte week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Hierdoor komt het voor dat in de eerste week van het nieuwe jaar of in de laatste week van het oude jaar dagen van het voorgaande of komende jaar zitten. Dit is de situatie voor de komende jaren:
FlexService kent momenteel de onderstaande mogelijkheden voor het verwerken van declaraties:
Afhankelijk van de methode van verlonen en/of factureren zal hier met een jaarovergang op een bepaalde manier mee worden omgegaan.
Nagekomen declaraties, dit zijn declaraties van het vorig jaar die na de jaarovergang worden verwerkt, zullen altijd financieel in het huidige verwerkingsjaar worden opgenomen. Indien gewenst maakt u zelf aan het einde van het jaar een inschatting van de nog niet verloonde- en gefactureerde uren zodat u hiervoor, buiten FlexService om, een voorziening kunt treffen in de boekhouding. Verwerkte nagekomen declaraties moeten dan ook weer handmatig op deze voorziening worden gecorrigeerd.
Week 2023-52 loopt tot en met 31 december 2023 en wordt verwerkt in verwerkingsweek 2023-52. Omzet en kosten van heel 2023 zitten derhalve voor alle typen en combinaties van uurverloning en facturatie in 2023.
Voor maandverloning kan het gebruikelijke schema worden gebruikt. Oftewel vanaf 1 januari 2024 kunnen de uren van december worden verloond en gefactureerd. Deze verwerking vindt nog plaats op verwerkingsweek 52 van het oude jaar en zal voor zowel de kosten als de omzet van de gehele maand december in het oude jaar worden verantwoord in de boekhouding.
Bij periodeverloning wordt het vaste salaris per maand betaald en zal de facturatie per week of 4 weken worden gedaan. Afhankelijk van de verwerkingsweek waarin de plaatsingsdeclaraties worden verwerkt, zullen deze in het betreffende boekjaar worden opgenomen. VPV-declaraties van het type Uur (weekdeclaraties) kunnen vooralsnog NIET worden verloond in verwerkingsjaar 2023 en zullen dus voor de jaarovergang met een VPV declaratie van type Periode (salaris) uit 2023 moeten worden verloond!
Dit kan via 088 664 64 00.
Wij zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 09:30 tot 16:30. Op zaterdag
6 januari zijn wij van 10:00 tot 15:00 extra bereikbaar, voor vragen omtrent
het jaarwerk voor klanten die zelf het jaarwerk doorvoeren.
Indien je specifieke vragen hebt rondom het jaarwerk dat jullie
bij ons hebben uitbesteed, neem dan contact op met de consultant die het
jaarwerk voor jullie doorvoert.
Indien je zelf het jaarwerk doorvoert, stel dan je vraag aan
onze Service afdeling via een ticket.
