enjoy intelligent tools
HelloFlex Updates Werken volgens de AVG

HelloFlex Updates

Werken volgens de AVG

De datum dat de nieuwe privacy wetgeving in werking treedt komt steeds dichterbij. In deze HelloFlex Updates belichten we daarom veel nieuwe functies die jou helpen het werken volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) makkelijk te maken.

Zo kun je nu bewaartermijnen voor Documenten en Sollicitaties bepalen en kun je het privacy statement voor jouw HelloFlex portal zelf opstellen. Andere updates om het werk nog makkelijker en leuker te maken:

  • Sneller zoeken met slimme zoeksuggesties
  • Dochterondernemingen en Afdelingen toevoegen
  • Extra zekerheid met sms-historie in Sign

Verwerkersoveenkomst al gedownload?
Heb je de HelloFlex verwerkersovereenkomst al gedownload die de AVG verplicht stelt? Download de overeenkomst hier en stuur hem getekend retour.

In deze HelloFlex Updates veel nieuwe functies die jou helpen het werken volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) makkelijk te maken. Zo bepaal je de bewaartermijnen voor Documenten en Sollicitaties en kun je het privacy statement voor jouw HelloFlex portal zelf opstellen.

Verwerkersoveenkomst al gedownload?
Heb je de HelloFlex verwerkersovereenkomst al gedownload die de AVG verplicht stelt? Download de overeenkomst hier en stuur het getekend retour.

Lees verder Lees verder Meer functies Meer functies

Kandidaatgegevens opschonen conform de AVG

Wisselwerking AVG-functies FlexService en HelloFlex
Onder de Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) gold een termijn van twee jaar voor het bewaren van persoonsgegevens. Wij raden je aan om deze termijn ook onder de AVG te gebruiken. Om je hierbij te helpen hebben we opschoonfuncties toegevoegd aan zowel HelloFlex als FlexService. Hierbij gelden de volgende vuistregels:

  • FlexService is leidend is bij opschoning van kandidaten in FlexService
  • HelloFlex is leidend bij opschoning van kandidaten in HelloFlex

Opschonen in FlexService backoffice software
In FlexService kun je kandidaten opschonen in de module Proces, waarbij gegevens worden verwijderd en de kandidaat wordt geanonimiseerd. Omdat FlexService in dit geval leidend is, initieert deze actie eenzelfde actie in HelloFlex. Dit houdt in dat gegevens en alle rechtstreeks gekoppelde Documenten, Comments en Activiteiten conform de wettelijke termijnen worden verwijderd.

Lees meer over opschonen in FlexService in de FlexService Updates.

Document settings

Bepaal een bewaartermijn
per documenttype

Als verwerkersverantwoordelijke moet je de bewaartermijnen van uitzenddocumenten vaststellen. Uitgangspunt hierbij is dat gegevens nooit langer bewaard mogen worden dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Vanaf deze update kun je eenvoudig de bewaartermijn per documenttype instellen. Ga in Documenten naar naar Instellingen en voer het aantal dagen in dat je het document wilt bewaren. HelloFlex ruimt de documenten die ouder zijn vervolgens automatisch op.

Let op:  wanneer je niets opgeeft, dan worden documenten niet automatisch conform AVG/GDPR richtlijnen uit HelloFlex verwijderd.

Sollicitatie bewaartermijnen

Bewaartermijnen voor Sollicitaties

Naast Documenten, hebben ook Sollicitaties een bewaartermijn. Ook deze moet je bepalen voor alle sollicitaties die je in HelloFlex ontvangt. Binnen Bureaus definieer je dit eenvoudig voor twee typen sollicitaties:

  • Sollicitaties waarbij de sollicitant heeft aangegeven slechts voor één vacature benaderd te willen worden
  • Sollicitaties waarbij de sollicitant heeft aangegeven voor meerdere vacatures benaderd te willen worden

HelloFlex verwijdert automatisch de sollicitaties die ouder zijn dan de ingestelde termijn. Ook kun je nog sneller Sollicitaties opschonen door ze automatisch te laten verwijderen zodra je ze een bepaalde status toekent.

privacy statement

Stel je eigen privacy
statement op

Wanneer je persoonsgegevens gaat verwerken, moet je gebruikers hier altijd vooraf over informeren. Daarom kun je nu een eigen privacy statement opnemen voor alle kandidaten die zich inschrijven via jouw HelloFlex portal. Als Administrator kun je de inhoud van dit privacy statement helemaal zelf opmaken via ‘Pages’ bij  ‘Label’. Dit statement is vervolgens terug te vinden onderaan de HelloFlex pagina.

Let op: kandidaten die zich op de vestiging inschrijven moet je ook informeren over het privacy statement

Autocomplete

Sneller zoeken met zoeksuggesties

Nog sneller de juiste gegevens vinden in HelloFlex? De vernieuwde zoekfunctie in de lijstpagina’s Vacatures en Sollicitaties vult je zoekopdracht nu automatisch aan, door woorden tijdens het zoeken aan te vullen met slimme suggesties. Deze suggesties zijn gebaseerd op bestaande gegevens in je HelloFlex lijstpagina’s. Zo vind je nog sneller waar je naar op zoek bent.

Tip: wanneer je filters gebruikt binnen een lijstpagina, doet HelloFlex de slimme suggesties binnen de selectie van die filters. Dit helpt je om nog sneller de gegevens te vinden die je zoekt. 

afdeling toevoegen

Dochterondernemingen en Afdelingen toevoegen

Voeg Dochterondernemingen en Afdelingen toe binnen een Opdrachtgever, en koppel hier HelloFlex gebruikers aan. De rechten die je per type opdrachtgever instelt, bepaalt wat gebruikers wel en niet kunnen zien. De slimme koppeling met HelloFlex zorgt ervoor dat je deze Dochterondernemingen en Afdelingen ook terugvindt in FlexService voor al je backoffice werkzaamheden.

sms

Extra zekerheid met
SMS-historie

Nog meer zekerheid in je ondertekenproces? In HelloFlex Sign kun je nu zien of er een SMS-bericht is gestuurd tijdens het ondertekenen of goedkeuren van een document. Ga naar ‘Historie’ binnen een document om alle bewerkingen onder elkaar te zien. Met de SMS-vermelding kun je verifiëren of de andere partij het document heeft ontvangen, gezien en getekend.

Stel je vraag

Meer weten over de nieuwe HelloFlex functies? Onze specialisten helpen je graag verder.